;

أفضل 12 أسلوب لإدارة مخزون مطعمك

يوليو 22, 2019

cover-image

 

لكي يحافظ أي مطعم على البقاء في الأسواق التنافسية، فإن أكثر ما يهم هو؛ التعامل بفعاليّة مع مكونات وعناصر قائمة الطعام وإدارة مخزون المطعم.

على الرغم من أن هذا لا يعني الترويج للمطعم والعمليات الأخرى هي جوانب أقل أهمية. كل من هذه الأمور له دور محدد يلعبه في جعل عملك في المطعم يحقق نجاحاً كبيراً.

في الأساس، يتكوّن جرد المطعم من جميع العناصر أو المواد الأولية اللازمة لإعداد الأطباق، وإدارة هذا المخزون في المطاعم، يعني بدقة تتبع استخدام كل مكوّن، بالكمية المناسبة لأي طبق، بحيث يصبح الحدّ أكثر صعوبةً (مع زيادة النفقات وانخفاض الأرباح)، يتعين عليك كمطعم أن تجد طرقاً لتقليل التكاليف المتكررة.

إذا كنت تستخدم طرقاً تقليديّة لإدارة الأعمال الغذائية، فقد حان الوقت للتبديل إلى الطرق الرقمية، لأن إدارة مخزون مطعم بشكل تقليدي هي مهمّة مرهقة وتستغرق وقتاً طويلاً. والحقيقة المريرة هي أن إهمال بسيط يمكن أن يؤدي إلى خسارة كبيرة في الإيرادات، حيث أنه في المتوسط 10-15 ٪ من مخزون مطعم يذهب إلى سلّة المهملات.

السؤال الذي يطرح نفسه الآن هو؛ كيفية استخدام مخزون مطعم بكفاءة والقضاء على الخسائر. أليس كذلك؟

في هذا المقال، سنشارك أفضل الأساليب لإدارة مخزون المطعم. ولكن قبل ذلك، دعونا نلقي نظرة عامة على مدى أهميّة تتبع مخزون مطعمك، حيث أنه في صناعة الأغذية، عملية جرد المخزون ليست بسيطة ببساطة مسح الباركود. ينطبق ذلك على عد العناصر الموجودة على رفوف المطبخ، وحتى تلك المنتشرة في غرف التخزين. مباشرة، وهذا يجعل من الصعب عليك إدارة مخزون مطعمك بكفاءة، ومع ذلك، فإن تأمين المخزون من مختلف المخاطر مثل التلف والسرقة والكوارث هي مسؤوليّة كبيرة. يمكن التعامل مع التهديد السابق بفعاليّة، لكن إن وقعت الحادثة فهذا ليست تحت سيطرتك.

ادارة مخزون المطعم

فيما يلي نقدّم لك أفضل 12 طريقة لإدارة مخزون مطعمك:

1.أتمتة عمليات مطعمك باستخدام نظام نقاط البيع المناسب

أولاً، استخدم نظام POS نشط وفعاّل للمطعم، سوف يفعل المعجزات! فهو يقلل التكلفة المتكبدة على تعيين موظفين إضافيين لإدارة قوائم الجرد في المطعم، كما أنه يساعدك في عمليات المطعم اليومية.

يساعدك النظام في حساب فتح وإغلاق الأسهم أثناء تغيير التحوّل، ويتتبع استخدام المخزون والجرد، ويقوم بإجراء تحديثات في الوقت الفعلي للمخزون المتاح.

 

2.درّب طاقم عمل مطعمك بشكل فعّال

من الواضح أنّه عند استخدام الأتمتة، يكون التدريب جزءاً منه. سواء كان لديك موظفين أذكياء أم لا، فهم بحاجة إلى إتقان الأدوات المساعدة لنقاط البيع. تفاعل معهم حول كيفية توفير الهدر، وتطبيق إدارة فعّالة للمخزون في المطاعم، وتتبع كل ما يأتي وما يخرج، وما شابه ذلك، سيشهد النجاح في إدارة قوائم الجرد في المطعم تقدّماً في الإيرادات؛ لأنّه بمجرد أن يدرك فريقك ويؤكّد لك أنهم سيهتمون بكل هذا، سوف ترى أنّه تم حفظ الكثير من الطعام الفاسد أو الهدر.

 

3.اعمل على تقييد الوصول إلى بيانات الاستخدام

لتأمين مخزون مطعمك من أي استخدام غير مرغوب فيه، يمكنك تقييد وصول موظفيك إلى المعلومات التي لا تتعلق بدورهم في مطعمك.

على سبيل المثال، يمكنك تعيين أنواع مختلفة من المستخدمين مثل:

  • مالك المطعم
  • مدير المطعم
  • الطهاة
  • النادل
  • المحاسبين

كما يمكنك تخصيص أوراق اعتماد منفصلة وضوابط الوصول إلى كل واحد منهم. يقوم نظام نقاط البيع POS بتتبع نشاطهم، بحيث يمكنك أن تبقى يقظ على المخزون، والقضاء على السرقات والإهدار.

 

4.استخدم أسلوب ما يدخل أولاً يخرج أولاً (FIFO) في إدارة المخزون وطبّق نظام الإنتاج JIT:

اطلب من موظفيك إعداد قائمة جرد المطعم وفقاً لتواريخ انتهاء الصلاحيّة أو في الوقت المحدّد في مطبخ مطعمك؛ ووزّع مكوّنات المخزون حسب طريقة من يدخل أولاً يخرج أولاً، حتى أطباق الطعام الجاهزة التي تم طهيها لهذا اليوم يجب الاهتمام بها.

 

وفي الوقت نفسه، سوف تحتاج التأكّد من أنّ:

  • الطعام مطهو كثيراً أو غير مطهو جيداً.
  • الطعام لذيذ، ويبقى طازجاً حتى يتم تقديمه.
  • نفّذ خطة صارمة لاستهلاك المخزون القابل للتلف. (لا تريد تعفن المخزون في مطعمك، أليس كذلك؟)
  • تتبع طلباتك الأسبوعية أو الشهرية وتعيين الحد الأقصى للتخزين وفقاً لذلك.
  • إذا لم يتم استخدام مكوّنات الأغذية النيئة وفقاً لمتطلباتك، فقم بتحديث كمية التخزين في برنامج المطعم. (أو فكر في التخلّص أو التبرع بالأغذية غير المستهلكة).

في الأساس، فإن إعطاء الاهتمام والحرص على ما تخدمه من أعلى مستويات الجودة سيجبر الضيف على العودة.

ما هو نظام JIT؟

هو أسلوب من أساليب الإدارة الرشيقة ، ومعنى هذا النظام تنفيذ طلبات الزبائن في نفس وقت إجراء الطلب، بحيث أن طاقم المطبخ يبدأ بتنفيذ الأطباق بعد ان يطلبها الزبون. إن تطبيق هذا النظام يؤدي إلى:

  1. التقليل من نفقات المخزون من الأطعمة والأشربة.
  2. تطوير إدارة المشتريات.
  3. تطوير خدمة الزبائن.
  4. تقليل الهدر.

 

5.ضع حد أقصى لسعة التخزين

يعد الاحتفاظ بقيود على التخزين في نظام نقاط البيع أمراً ضرورياً (لا سيما بالنسبة للمواد القابلة للتلف) في إدارة المخزون الغذائي. ضع الحد الأقصى والحد الأدنى لمستويات التخزين في مطعمك للحفاظ على المخزون طازجاً وفي حالة صالحة للأكل.

في حين، يحرص هذا أيضاً على عدم نفاد مخزونك مطلقاً أثناء التركيز على الجوانب الأخرى لإدارة المطعم. يتضمن التخزين أيضاً الحفاظ على متجرك، مطبخك، أرضياتك ومستودعاتك نظيفة ومرتبة. ضع برنامج منتظم للقيام بالتبخير مرة واحدة في الأسبوع قبل تخزينها.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أن تطلب من مدير متجرك الحفاظ على درجة الحرارة حسب الحاجة من المواد الغذائية مثل الخضروات والفواكه واللحوم والمكوّنات والتوابل. وبهذه الطريقة يمكنك التخلص من الهدر، والذي يشكّل واحدة من أفضل الأساليب في إدارة المخزون والجرد.

 

6.حافظ على فحص دوري ومنتظم للمخزون

ليس من السهل بالتأكيد إجراء فحص كامل للمطاعم ليلاً ونهاراً. إنها تستغرق وقتاً طويلاً ومحبطة ومعرّضة للأخطاء. حتى أثناء تقديمك لطلبات تناول العشاء أو رعاية طلبات التسليم، فقد يحدث خطأ في الحساب.

لتجنب مثل هذه الحالات، يمكنك تنفيذ دورة الاعتماد كإجراء روتيني. يضمن عدد الدورات فحصاً يوميًا للمخزون الموجود في القسم مع الحرص على عدم تعطيل الحركة المستمرة أو استخدام العناصر.

ملاحظة: دورة الاعتماد هي إجراء تدقيق للمخزون، والذي يقع ضمن إدارة المخزون، حيث يتم احتساب مجموعة فرعية صغيرة من المخزون، في موقع معيّن، في يوم محدد.

بسبب هذه الطريقة، لن يحتاج الموظفون إلى البقاء ساعات إضافية عند الإغلاق اليومي. بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك متابعة المخزون الموجود في متناول اليد والعناصر المستهلكة، والتي ستمنحك فكرة واضحة عن استهلاك مخزون مطعمك.

 

7.حافظ على الذوق الأصلي لقائمة مطعمك

يُعد الحفاظ على المذاق الأصلي لقائمة مطعمك أكبر تحدٍّ لك، تحتاج إلى التركيز على إدارة الوصفة أيضاً، من خلال تكوين الوصفة في نظام نقاط البيع POS الخاص بالمطعم. لهذا السبب، ستتمكّن من تقسيم أطباقك بكفاءة. إلى جانب ذلك، يساعد طاهيك في الحفاظ على طعم قائمتك سليماً وصحيّاً، وفي نفس الوقت مراقبة المخزون والمخزون المستخدم لإعداد العناصر المطلوبة في سوقك.

 

8.متابعة طلبيات المخزون

في كثير من الأحيان، ربما تكون قد واجهت بعض الإدخالات غير المألوفة في تقرير استهلاك مخزون المطعم. في هذا الحساب، يمكنك إعداد عمليّة تقدّم لك طلباً عندما يريد فريقك استهلاك المخزون؛ ويمكنك الموافقة عليه وفقاً لذلك.

وبالتالي، فإنّ البرنامج الذي يتتبع جميع طلبات جرد المخزون سيبقيك على بما يحدث دائماً.

على سبيل المثال، عندما يريد الطاهي استخدام قائمة العناصر، فإنّك تتلقى طلباً. وبمجرد الموافقة عليها، عندها فقط سيكون قادراً على استخدامها. في الأساس، لا يتم تفويت أي شيء من عينيك، ويتم التخلّص من أي نوع من المخزون أو إساءة استخدام المخزون.

وبالمثل، لن يتم إرسال أوامر الشراء إلى البائعين لديك إلا إذا سمحت أنت أو مدير المتجر لديك بذلك. على الرغم من أنّك تحتاج إلى الحرص على استلام جميع العناصر في حالة مناسبة. إذا وجدت أيّ خطأ في الطلب، فتأكد من إبلاغ البائع على الفور.

 

9.ضبط معدّلات المخزون وفقاً للنفقات العامة

بغض النظر عن شراء المخزون والجرد، ستجد العديد من التكاليف العامة المرتبطة بإدارة مخزون المطاعم. نظراً لأن كميّة الشراء تتسم بالمرونة مع مرور الوقت، فأنت بحاجة إلى تحديث أسعار السلع في مطعمك وفقاً لذلك.

يجب تحديد معدلات عناصر القائمة بطريقة تغطي جميع تكاليف الإنتاج والإدارة والتكاليف العامة الخاصة بك ببيع منتظم.

 

10.انقل العناصر من متجر إلى آخر

عليك التفكير في نقل مخزونك غير المستخدم إلى متجر بيع آخر حيث يتم استخدامه بشكل جيد. يجب أن يوفر لك برنامج المطعم الذي تختاره خياراً لنقل المواد الغذائية إلى متجر آخر.

يتم استخدام مخزون مطعمك بالطريقة الصحيحة، ولا يضيع. عادةّ، يساعد التخزين المركزي في توزيع المخزون المناسب على متاجر عديدة. يمكنك أيضاً التفكير في تبادل عناصر المخزون مع زملائك في المطاعم، لأنّ ما قد يكون مضيعة لك قد يكون مفيداً لهم والعكس صحيح. (فكر في نظام المقايضة!)

 

11.حافظ على مخزون احتياطي

قد تشهد تدفقاً كبيراً للضيف بانتظام في مطعمك إذا كنت معروفاً ومشهوراً في منطقتك.

لهذا، يجب عليك تخزين مخزون الطوارئ للعناصر المطلوبة بشكل متكرر في متجرك. يمكن أن يسمّى هذا كمخزون احتياطي، يوفر لك من ردود أفعال الضيوف المحبطين.

للتذكير، ضع حد للمخزون الاحتياطي أيضاً. وإلاّ، فقد يحدث أن يضيّع المخزون الاحتياطي وقتاً كبيراً.

 

12.حضّر المخزون حسب قائمة طعامك

مراراً وتكراراً، قد تقوم بإعداد قوائم موسمية في مطعمك. وبالتالي، قد تكون بعض العناصر متاحة في وقت معيّن، في حين أنّك قد تخدم بعض هذه العناصر على مدار السنة.

للتعامل مع مثل هذه السيناريوهات، تحتاج إلى مراقبة عناصر القائمة المتغيّرة لديك وأن تكون سريعة بما يكفي لتكديس المخزون وفقاً لذلك.

هذه مجرد أمثلة قليلة من أفضل الأساليب لإدارة مخزون المطاعم. وإذا لاحظت، يمكن تنفيذها جميعاً بشكل ملائم باستخدام برنامج مثالي لمطعم نقاط البيع، والذي يمنحك سيطرة كاملة على مخزون مطعمك.

 

مترجم بتصرف لمقال:

12 best practices for your restaurant inventory management

لكاتبه: Manasi Shah