;

كيف تنجح في إدارة مطعمك في ست خطوات فقط

يونيو 17, 2019

cover-image

الإدارة الفعالة للمطاعم عبارة عن خلق توازن بين العديد من الفرق والعمليات المختلفة والتوفيق بينها بسلاسة. تتكون إدارة المطاعم من عدة عمليات تتمثل في: تكاليف المواد الغذائية، تعقّب المخزون، تنظيم طاقم العمل، عملية طهي الطعام وتقديمه، خدمة الزبون، وأخيراً التسويق. سنستعرض في هذا المقال ما يمكنك من أن تنجح في إدارة مطعمك في ست خطوات فقط، وسنزودك بنصائح وإرشادات من رياديين في مجال إدارة المطاعم.

 

الخطوة الأولى: صمّم قائمة طعام مثالية تدرُّ عليك ربحاً:

قائمة طعام

تلعب قائمة الطعام دوراً محورياً في تعريف الزبائن بمطعمك، وذلك من حيث الوجبات التي تقدمها، وأسعار الوجبات، وكذلك الطريقة التي صُمِّمت بها قائمة الطعام، إن هذه الثلاث عوامل مجتمعة تؤثر في تشكيل انطباع لدى الزبون عن مطعمك، وبطبيعة الحال فإن الخطوة الأولى في إدارة المطاعم هي إدارة قائمة الطعام.

تقول إحدى الرياديات في مجال إدارة المطاعم أن أي قرار يمكن أن تتّخذه بخصوص مطعمك يجب أن يكون قائماً على كم الأرباح التي يمكن أن تحققها باتّخاذك لهذا القرار، ولذا فإن تكاليف المواد الغذائية والمشروبات هي من تفرض عليك قائمة الطعام الخاصة بمطعمك، والتي يجب أن تصمّمها بناءاً على الأرباح المحتملة من كل عنصر تضعه فيها.

  • صمّم قائمة طعام قائمة على أساس تحقيق الربح:

إن الخطوة الأولى في إدارة المطاعم هي وضع قائمة طعام بناءاً على تحليل مالي صحيح يحقق لك الربح. ومن الأمثل ان يتشارك كل من مالك المطعم، ومديره، ورئيس الطهاة في تصميم هذه القائمة. وننوّه أنه بالنسبة للشركات الناشئة، فيجب على أحد القائمين على تصميم قائمة الطعام أن يكون لديه خبرة في مجالي تكاليف المواد الغذائية والإعداد لضمان ربحية تلك القائمة.

ولذا فإنه يتحتّم على فريق إدارة المطعم القيام بما يلي:

  • تحديد الأطعمة التي سيقدّمها المطعم.
  • وضع لائحة بالمكونات الخاصة بكل عنصر في قائمة الطعام.
  • تحديد معدل تكلفة كل عنصر في القائمة.
  • وضع وصفة وطريقة تحضير كل عنصر في القائمة.
  • وضع تسعيرة كل عنصر، وذلك بعد تحديد التكلفة الفعلية لمكوناته ووقت التحضير الخاص به.
  • إضافة تكاليف المكونات الضمنية، مثل الملح والتوابل ومواد تزيين المشروبات، بغض النظر عن تكلفتها القليلة، فبالنهاية “الحساب يجمع”.

 

وهنا نذكر قواعد معدلات التكاليف التي تضمن لك الربح:

  • 25% لمطاعم الوجبات السريعة: بمعنى أنه إذا كانت التكلفة الكلية لعنصر ما في القائمة 4$، فيجب أن تكون تسعيرته في قائمة الطعام 15.95$ او أكثر.
  • 35% للمطاعم الراقية: بمعنى أنه إذا كانت التكلفة الكلية لعنصر ما في القائمة 8$، فيجب أن تكون تسعيرته في قائمة الطعام 22.95$ او أكثر.

 

بعد انتهائك من وضع قائمة الطعام، يأتي دور التصميم والطباعة، ومن الجدير بالذكر هنا أن الدراسات قد أثبت أن الثلث السفلي من القائمة هو أول ما يجذب أعين القارئ، ولذلك عند تصميم قائمة الطعام قم بكتابة أغلى الأطباق وأكثرها ربحية في هذا الجزء من القائمة، ولتلفت انتباه القارئ لهذا الجزء بالأكثر بإمكانك ان تستخدم النصوص المظللة والخطوط المميزة.

 

  • اصنع الكثير من الأطباق الخاصة بمطعمك:

إن الأطباق الخاصة وسيلة رائعة لتعظيم الربح، ولإبقاء قائمة الطعام متجددة وحديثة باستمرار، خاصة عند زبائن المطعم الدائمين. وفقاً لآراء الرياديين في إدارة المطاعم فإنه بإمكانك استخدام هذه الوسيلة بطرق عدة، فمثلا بإمكانك تقديم مشروبات خاصة معتمداً على مشروبات قمت بشرائها بسعر مخفّض، أو مثلاً إذا حصلت على عرض تخفيض لشراء دجاج طازج، قم بشراء ما يزيد عن حاجتك لقائمة الطعام العادية، واصنع العديد من الأطباق الخاصة المكونة من الدجاج بشكل أساسي. بهذا تكون قد ضربت عصفورين بحجر، قدّمت أطباق الدجاج الموجودة في القائمة العادية، بالإضافة إلى أطباق الدجاج الخاصة، مما يؤدي إلى تعظيم الربح، ويحفظ مخزون المواد الغذائية الطازجة من الفساد.

 

  • لا تنسَ تقديم المشروبات والعصائر:

إن مبيعات المشروبات تحقق في العادة ربحاً أكثر من مبيعات الأطعمة، ولذلك ضمّن قائمة طعامك بالعديد من المشروبات، وقدّم مزيجاً مختلفاً ومميزا من العصائر. إن إدارة المطاعم الناجحة تدرّب طاقم الخدمة لديها بحيث يقنعون الزبون بشراء العصائر والمشروبات عند أخذ طلباتهم.

 

الخطوة الثانية: تتبّع تكاليف المواد الغذائية والنفقات التشغيلية:

السبب الأول لفشل المطاعم هي عدم تتبُّع التكاليف الفعلية طوال مدة العمل، وبالذات تكاليف المواد الغذائية. وفقاً لآراء الخبراء فإن وضع قائمة الطعام بناءاّ على تكاليف المواد الغذائية تعدّ الخطوة الأولى، ولكنك يجب أن تتبّع بانتظام التكاليف الفعلية للمواد الغذائية لتحدد كمية الإنفاق الفعلية على كل وجبة، فذلك يعينك على تحديد الهدر في النفقات، وأيضاً تحديد إذا ما كان هنالك نهب للمخزون.

إنك بتتبُّعك للنفقات تستطيع أن تحدد كمية الإنفاق على مكونات الوجبات، وبالتالي تحديد عدد الوجبات الممكن تقديمها باستخدام تلك النفقات، ولذا إذا انتهت المكونات قبل أن تكون قد قدمت عدد الوجبات المحددة، تستطيع أن تعرف أن هناك هدر في المكونات، أو أن مخزونك يتعرّض للسرقة.

واعلم أنه من المهم ان تجعل تتبّع التكاليف والنفقات أحد مهامك اليومية في إدارة مطعمك، ونقدّم إليك هذه المعادلة التي تساعدك في تتبّع معدل التكاليف خلال فترة بيع معينة (يوم/أسبوع/شهر):

تكلفة الوجبات المباعة = تكلفة المخزون في بداية فترة البيع + المشتريات الجديدة – تكلفة المخزون في نهاية فترة البيع

معدل تكلفة الوجبة = تكلفة الوجبات المباعة ÷ عدد الوجبات المباعة

مثال:

لو كنت تملك مطعماً لبيع الهمبرجر، وكانت تكلفة المواد الغذائية المستخدمة لصناعة شطيرة الهمبرجر في بداية فترة البيع 104$، ثم ارتفعت الأسعار وقمت بشراء المواد بـ 155$ خلال فترة البيع، وفي نهاية فترة البيع كانت تكلفة هذه المواد قد انخفضت إلى 81$. وقمت ببيع 65 وجبة خلال تلك الفترة، فإنه يمكن حساب معدل تكلفة الوجبة كالتالي:

104$ + 155$ -81$ = 178$ ÷ 65 وجبة مباعة = 2.74$ لكل وجبة.

ومن خلال تطبيق المعادلة السابقة، يتمكّن مدير المطعم من الآتي:

  • تحديد سعر البيع الذي يحقق الربح: فمثلا باستخدام قاعدة معدل التكاليف السابقة الذكر، يجب أن تقوم مطاعم الوجبات السريعة ببيع شطيرة الهمبرجر التي كلفت 2.74$ بسعر بيع 10.95$ على الأقل.
  • تحديد عدد الوجبات التي يجب بيعها بناءاً على كمية المخزون.
  • تحديد مشاكل الهدر والنهب.

 

  • كيف تتتبّع دخل المبيعات وتكاليف المواد الغذائية:

تستطيع تعقّب الدخل والنفقات بطريقتين، إما باستخدام الطريقة اليدوية، وذلك بعمل قائمة جرد للمخزون، تراقب فيها كمية المخزون المُستخدمة والكمية المتبقية.

أو باستخدام التطبيقات الإلكترونية في إدارة المخزون والمبيعات التي تقدمها أنظمة نقاط البيع point-of-sales (POS) systems.

وينصح الرياديون في إدارة المطاعم باستخدام أنظمة نقاط البيع التي تجعل الأمر أكثر سهولة.

 

  • كن يقظاً كمدير مطعم، وحاول تتبّع النفقات التالية قدر الإمكان:
  • أجور الموظفين.
  • تكاليف العقار.
  • بوليصة التأمين من تأمين صحي وتعويضات للعمال، والمسئولية التجارية.
  • المعدات والتطويرات في حال اضطررت لاستبدال او تعديل أي شيء في المطعم.
  • الترخيص.
  • التسويق.
  • الضرائب.

 

الخطوة الثالثة: قم بإدارة مخزونك عن قرب:

إدارة مخزون مطعم

بما أن تكاليف المواد الغذائية هي الخطوة الأولى في إدارة المطاعم، لذا من المهم ان تطبّق منهجية إدارية سليمة في مراقبة وجرد المخزون والمكونات في مطعمك، وبالتالي عليك ان تعرف كمية المخزون وتكلفته وعدد الوجبات المتوقَّع تقديمها باستخدام هذا المخزون.

  • حدّد مكونات قائمة الطعام:

أي مطعم كبيراً كان أو صغيراً عليه أن يحدد بالضبط احتياجاته من المكونات والمواد الغذائية، فالمخزون الصحيح يبدأ بطلب المكونات الصحيحة.

وفقاً لأحد رياديي إدارة المطاعم فإنه من المهم أن تهتم بأدق التفاصيل وأن تكون محدداّ قدر الإمكان عند وضع قائمة المكونات وطلبها، فالبصل على سبيل المثال لا يجب ان يُكتَب بصلاً، بل يجب أن يُكتب أصفر، أبيض، أحمر، أو أخضر، وقد يكون طازج أو مجفف أو مطحون أو شرائح أو صغير أو كبير، وهلمّ جراً.

بهذا الشأن بإمكانك استخدام أوراق تحديد المنتج، التي تشمل كل المعلومات التفصيلية عن المنتج، ويمكن الرجوع إليها عند تعاملك مع مزود الطلبيات أو قد يستخدمها طاقم الطهاة-الذين سيستخدمون هذه المكونات-في مطعمك.

 

  • حدّد كمية المخزون المتوفرة لديك وحدّد حاجتك اليومية منها:

يجب على إدارة المطاعم أن تُعير اهتماماً جماً لمستوى المبيعات المتوقَّع، وبالتالي بالإمكان تحديد كمية المخزون تحديداً دقيقاً، فمن جهة لا يمكن للمطعم تحضير وتقديم وجبات لا يملك مكوناتها، ومن جهة أخرى لا يريد أي مطعم أن يتبقّى عنده فائض من المخزون وبالذات من المواد سريعة التلف.

أحد أهم الإجراءات المطبقة للتحكّم بكمية المخزون هي ” ما يُشترى أولاً يُستخدم أولاً”، وخاصة من المواد سريعة التلف مثل اللحوم والألبان والأجبان.

 

الخطوة الرابعة: صمّم الكتيّب الإرشادي والدليل التدريبي الخاص بمطعمك:

دليل تدريبي

إن التخطيط لإدارة المطعم يبدأ بتحديد الإجراءات التي توضّح وتقود المهام اليومية، بما فيها طهي الطعام، وخدمة الزبائن، وإصلاح المرافق.

إن كتيّب الإجراءات والدليل التدريبي هما السبيل الوحيد لتحديد الآمال المُرتقبة، وتدريب الطاقم، وإدارة عملية إنتاج الطعام بأكملها من طهي وتحضير وتقديم، وكذلك عملية خدمة الزبائن، سواء كانت هذه الإجراءات تتعلق بالأنشطة التي تتم في ردهة تناول الأطعمة، أو مكان تناول المشروبات، او تلك التي تتم خلف الكواليس-في منطقة الطبخ-.

تحتاج المشاريع الصغيرة القليل من الإجراءات التي يلتزم بها طاقم العمل، أما المطاعم الضخمة فتحتاج إجراءات مصممة خصيصاً لوظائف ومناطق محددة، مثل أماكن طهي وتحضير الطعام، وأماكن التخزين، وإجراءات خدمة الزبائن.

 

وكلا المطعمين بإمكانه الاستفادة مما يلي:

  • إجراءات فتح وغلق المطعم: منذ اللحظة التي تُضاء فيها الانوار حتى اللحظة التي يُطفأ فيها الموقد.
  • إجراءات التشييك على المخزون وتتبّعه.
  • إجراءات تخزين الأطعمة والمواد الغذائية؛ لضمان صحة هذه المواد وبالتالي تحقيق سمعة جيدة للمطعم.
  • إجراءات تحضير وطهي وتقديم الطعام، لضمان طعم ومظهر جيدين لكل وجبة يتم تقديمها.
  • إجراءات الخدمة: وتشمل أي اتصال يتم بين فريق الخدمة والزبائن من تحية الزبائن وإرشادهم لأماكن جلوسهم، والطريقة التي تُملأ بها الكؤوس، وطريقة تقديم الاطباق وغيرها.
  • إجراءات تنظيف وترتيب الطاولات: من الضروري أن يتم تنظيف الطاولات بشكل فوري، ومهمة هذه الإجراءات ضمان تمام الأمر بدون إزعاج للزبائن.
  • إجراءات التنظيف: يجب الاهتمام بنظافة كل من ردهة تناول الطعام لتكون مشجعة على تناول الطعام طوال الوقت، وكذلك نظافة المطبخ لضمان تقديم طعام نظيف وآمن.

 

 

بعد وضع الإجراءات التي تحدّد طبيعة العمل في مطعمك، بإمكانك أن تجمعها على شكل وثيقتين إرشاديتين كالتالي:

  • كتيّب إرشادي: يشمل جميع الإجراءات المتّبعة، وموجز بالقوانين التنظيمية المعمول بها، وما يخص قوانين الصحة والتراخيص.
  • دليل تدريبي: يشمل جميع المعلومات المتعلقة بالعمل، ومتطلبات العمل التي يجب على طاقم العمل معرفتها والالتزام بها.

خلاصة القول إن المطعم الناجح يجب أن يحدد قوانين معينة يلتزم بها الجميع، كما ويقوم بتوثيق كل شيء، وإعداد تقارير وتحليلات منتظمة، لضمان فعالية سير العمل في المطعم.

 

الخطوة الخامسة: تدريب العاملين وتنظيم أوقات العمل:

إن تدريب العاملين والإبقاء عليهم من أكثر التحديات التي تواجه إدارة أي مطعم، ففي حين أن معظم الوظائف في المطاعم هي وظائف بدوام جزئي وأجور تكاد تكون زهيدة، تجد أنه من الصعب ضمان التزام العاملين بالعمل، ومن الممكن لأي عامل في حال واجه أي مشكلة أن يقدم استقالته ويترك العمل، تاركاً إدارة المطعم في حيرة من أمرهم لملء مكانه بسرعة وسد الشاغر، ولكن يمكن تجاوز كل ذلك بتطبيق برنامج تدريبي فعّال بإجراءات واضحة وتنظيم جيد.

 

  • صمّم برنامج تدريبي للعاملين:

كل مطعم بحاجة لأن يكون لديه برنامج تدريبي للعاملين فيه مهما كان حجمه، وفي الواقع إنه ليس بالأمر الصعب، كل ما هنالك أن تقوم بوضع كافة الخطوات السابقة التي تم ذكرها في كتيّب جيد بتصميم واضح، وتستطيع توزيعه على العاملين ومتابعة أداءهم بناءاً على المعايير الواردة فيه.

بإمكانك أيضاً أن تترك هذه المهمة للعاملين الأكثر كفاءة، أو أن تجعل العاملين الجدد يقتدون بهم، وهذا الأمر يوفّر لك وقت للاهتمام بالأمور الإدارية الأخرى، ويساعد العاملين الجدد على الاندماج بالعمل بسرعة.

 

  • نظّم أوقات العمل بكفاءة:

إن تنظيم وجدولة أوقات العمل أمراً في غاية الأهمية، فيجب أن تُعلم العاملين لديك ما تحتاجه منهم بالضبط وما دورهم في مطعمك، فذلك يساهم في نجاح مطعمك، ويمكنّك من الحصول على موظفين ذوو كفاءات.

 

 وهنا بعض الإجراءات التي يقوم بها المحترفون لتنظيم أوقات العمل بكفاءة:

  • تعيين أكثر من وردية.
  • توزيع جداول العمل في وقت مبكر، ومن الأفضل توزيعه قبل بدايته بخمسة أيام.
  • اترك المحسوبية وكن عادلاً مع جميع العاملين لديك.
  • راعي احتياجات العاملين لديك أثناء توزيع أدوارهم في الجدول.
  • كن صارماً مع العمال الذين يغيبون بدون أعذار قاهرة.
  • خصّص الموظفين الأكثر كفاءة للقيام بالمهام الخاصة: في حال كان لديك غرفة احتفالات، أو حجز لعدد كبير من الأشخاص؛ فخصّص واحداً أو أكثر من العاملين الأكثر كفاءة لديك للقيام بتلك المهمة دون أن يقسم وقته بين المهام المختلفة.

 

الخطوة السادسة: استخدم القنوات التسويقية في إدارة ازدهار مطعمك:

إن ازدهار مطعمك يعتمد بالأساس على اتباع الإجراءات والعمليات الإدارية التي تم ذكرها، وكذلك على فريق عمل مدرّب، وأخيراً على نظام تعقب للدخل والنفقات، ثم يأتي دور الجهود المبذولة في الإعلانات والتسويق.

وهنا بعض مجالات التسويق التي يمكنك الاستفادة منها:

  • الموقع الإلكتروني الخاص بمطعمك:

يجب أن تحرص على امتلاك موقعك الخاص الذي يمكنك من عرض لائحة الطعام، والأطباق الخاصة، والمناسبات التي تتم في مطعمك، ويمكنك أيضاً التواصل من خلاله مع الزبائن الدائمين والمحتملين، كما ويمكنك من خلاله أخذ الطلبات عن بعد.

  • كوبونات تخفيض للزبائن الدائمين:

هذا يشجع زبائنك على التردد على مطعمك باستمرار.

  • الحملات عبر البريد الإلكتروني:

يعد من الطرق المضمونة ومنخفضة التكلفة.

  • مواقع التواصل الاجتماعي:

تعتبر أحد أهم الوسائل التسويقية التي تستهدف بها المطاعم الزبائن الدائمين والمحتملين، كما ويمكن أن تستهدف منطقة جغرافية بعينها.

  • منصات كتابة المراجع:

تعطيك هذه المنصات لمحة عن تجربة الزبائن في مطعمك، وتمنحك فرصة للتفاعل مع الزبائن غير الراضين عن مطعمك.

  • التسويق التقليدي:

من خلال الراديو والتلفاز والجرائد والبريد المباشر.

 

 

مترجم بتصرف لمقال:How to Manage a Restaurant in 6 Steps

لكاتبته:

Krista Fabregas