;

ثلاث نماذج ضرورية لإدارة موظفي مطعمك

يناير 29, 2020

cover-image

تعتبر إدارة الموارد البشرية من أهم وظائف الإدارة لتركيزها على العنصر البشري والذي يعتبر أثمن مورد لدى الإدارة والأكثر تأثيرًا في الإنتاجية على الإطلاق لذلك فإن إدارة وتنمية الموارد البشرية تعتبر ركناً أساسياً في غالبية الأنشطة التجارية وخاصة المطاعم حيث تهدف إلى تعزيز القدرات التنظيمية، وتمكين تلك المؤسسات من استقطاب وتأهيل الكفاءات اللازمة والقادرة على مواكبة التحديات الحالية والمستقبلية في مجال صناعة الأغذية والطعام.

فالموارد البشرية يمكن أن تساهم وبقوة في تحقيق أهداف وزيادة أرباح المطاعم، لإن إدارة الموارد البشرية تعني باختصار الاستخدام الأمثل للعنصر البشري المتوفر والمُتوقَع، وتتوقف كفاءة المطاعم ونجاحها في الوصول إلى تحقيق أهدافها وفي الشركات الكبرى على مدى كفاءة، وقدرات، وخبرات هذا العنصر البشري وحماسه للعمل، حيث يكون هناك قسم الموارد البشرية مسؤولاً عن توظيف وتدريب الموظفين، وإدارة شئونهم مثل الإجازات والرعاية الصحية، ويضم هذا القسم فئة من الخبراء القادرين على التعامل مع أي مشاكل قد تواجه الموظفين في عملهم وتعطل حركة العمل، بينما يركز المالكون والمديرون على الاهتمامات التجارية الأخرى.

ولكن في الشركات الصغيرة مثل المطاعم لا يكون بها عادة قسم مخصص لإدارة الموارد البشرية، ويتولى صاحب ومدير المطعم مهمة القيام بالعديد من المهام الخاصة باختيار الموظفين المناسبين وتعيينهم وإدارة شئونهم وتدريبهم ومتابعة أدائهم في العمل. هذا كله إضافة إلى العديد من المهام الإدارية الأخرى اللازمة لنجاح المطعم وتطويره.

وعلى الرغم من أنك كصاحب ومدير للمطعم لا تحتاج إلى ماجستير إدارة أعمال للقيام بالمهام المتعلقة بالموارد البشرية، إلا أنه من المفيد أن تكون على دراية بمسؤوليات الموارد البشرية في المطعم خاصةً إذا كنت لا تريد أن تأخذ هذه المهام كل وقتك وهذا يعني أنك بحاجة إلى استخدام العديد من الاستراتيجيات الفعالة في مجال إدارة الموارد البشرية، مثل استخدام نماذج الموارد البشرية المصممة خصيصاً للمطاعم والتي يساعدك في توفير الوقت والجهد وتنظيم خطة العمل في المطعم وحصولك على أكبر عدد من الموظفين الأكفاء الذين لديهم القدرة على تطوير ونجاح العمل وتحقيق أعلى معدلات من الأرباح والمبيعات في مطعمك.

في هذه المقالة، سنعرض ثلاثة نماذج من الموارد البشرية، مع إرشادات خطوة بخطوة لاستخدامها في إدارة الموارد البشرية في مطعمك:

  • نموذج طلب إجازة
  • نموذج تقييم الموظف
  • نموذج جدول الموظف

هذه هي النماذج الثلاثة للموارد البشرية التي يحتاجها كل مطعم لإدارة الموارد البشرية وهي الأكثر أهمية والتي تمكنك من إدارة شئون موظفيك في العمل بنجاح.

 

نماذج الموارد البشرية وكيفية استخدامها في مطعمك:

عندما يكون لديك أنظمة شاملة محددة للمهام المتعلقة بالموارد البشرية، فسيساعدك ذلك على زيادة سرعة أداء مهام الإدارة بشكل كبير وتوفير الوقت اللازم في تنفيذ مهام الموارد البشرية في المطعم الخاص بك.

تعد نماذج الموارد البشرية جزءًا لا يتجزأ من هذه النظم الشاملة وستؤدي إلى زيادة القدرة على تحسين كفاءتك وحفظ السجلات بشكل سريع وفعال وعندما تقوم بتضمين نسخ من النماذج أدناه في دليل الموظف الخاص بك إلى جانب الإرشادات سيعرف الموظفون بالضبط كيفية استخدامها.

1. نموذج طلب إجازة:

نموذج طلب الإجازة هو مستند يملأه الموظفون لديك لطلب فترات زمنية (ساعات أو أيام أو أسابيع) محددة من العمل.

يمكن أن يساعدك استخدام نموذج طلب الإجازة في إضفاء الطابع الرسمي على نظام معالجة الطلبات في مطعمك بدلاً من الإعتماد على مجموعة من الطرق الروتينية المتمثلة في تلقي الطلبات الشفوية من فريقك ورسائل البريد الإلكتروني والنصوص والملاحظات الورقية وسيصبح هذا النموذج هو الطريقة الوحيدة التي يمكن للموظفين من خلالها تقديم طلب وأثناء قيامك بمعالجة طلبات الإجازة هذه، استخدم النماذج لتسجيل عدد الإجازات والعطلات والأيام الشخصية التي إستخدمها الموظفون للتأكد من أنهم لا يأخذون أكثر من رصيدهم المستحق من الإجازات.

 كيفية استخدام نموذج طلب إجازة الموظف في مطعمك:

يجب عليك في بداية استخدامك لنموذج طلب الإجازة وإعتماده في العمل أن تشارك الإرشادات التالية مع موظفيك حتى يعرفوا كيفية ملء كل حقل بطريقة صحيحة وسهلة ويكون مصمماً كالتالي:

  • اسم الموظف: يجب كتابة الاسم بالكامل.
  • المدير المباشر / المشرف المباشر: يجب عليهم كتابة اسم المشرف المباشر على القسم الخاص بهم في العمل وإذا كان لمطعمك العديد من المديرين، فسوف يتأكد هذا الحقل من بقاء الطلبات منظمة وواضحة.
  • جدول إجازة الطلب: يجب على الموظفين ملء هذا الجدول، باستخدام الأعمدة التالية:
  • تاريخ البدء: ويتم فيه تحديد وقت بداية الإجازة.
  • تاريخ الانتهاء: ويتم فيه تحديد وقت إنهاء الإجازة.
  • مجموع الأيام: ويتم فيه تحديد إجمالي عدد أيام العطلة المطلوبة ويمكن تضمين نصف يوم أو ربع يوم هنا، إذا كان مطعمك يسمح بأجازة جزئية.
  • سبب طلب الإجازة: يتم فيه توضيح سبب احتياج الموظف لقضاء إجازة وبذلك يتمكن الموظفين بعد كتابة بيانات تلك الخانات أو الحقول الموجودة في النموذج من طلب إجازة دون الدخول في التفاصيل الشخصية ويؤدي استخدام الرموز أو الخانات المختصرة والمحددة الموجودة في النموذج أيضًا إلى تسهيل تتبع عدد الإجازات التي حصل عليها كل موظف خلال شهر واحد أو سنة واحدة من العمل.
  • الموافقة على الطلب: ضع علامة اختيار بجوار “نعم” إذا تمت الموافقة على إجازة، أو بجوار “لا” إذا تم رفض الطلب.
  • توقيع الموظف: يجب قيام الموظف بالتوقيع وكتابة التاريخ قبل تقديم النموذج إلى الإدارة.
  • توقيع المدير: في تلك الخانة، يتم توقيع المدير أو المشرف المباشر هنا، بعد معالجة الطلب.

يجب أن يتماشى النموذج مع قوانين العمل المحلية ووفقًا لمتطلبات البلد أو المنطقة التي يتواجد بها مطعمك.

 

2. نموذج تقييم الأداء الخاص بالموظف:

تتولى إدارة الموارد البشرية في كل المنظمات مهما إختلفت اشكالها مهمة تقييم أداء العاملين ويتم هذا التقييم لغرضين، الأول للوقوف على كفاءة الأداء للعامل، والثاني للتعرف على جوانب القصور في هذا الأداء وتستخدم المطاعم نموذج تقييم الموظف لتقييم أداء الموظف خلال فترة زمنية معينة وتسهل هذه النماذج مراجعات الأداء، وتقيس نشاط وأداء الموظف في المطعم بشكل دوري (كل ثلاثة أشهر أو ستة أشهر أو سنة واحدة).

يقيس نموذج تقييم الموظفين الأداء بدقة ويقيم فرص النمو المهني ويمكن من خلاله تحديد أوجه القصور الخاصة بأداء الموظفين لمعالجتها وتحسين كفاءة العمل وبالتالي ستتمكن من خلال ذلك تحقيق اقصى إستفادة في العمل وتزيد من فرص نجاح المطعم الخاص بك بشكل كبير كما أنك عندما تهتم بتقييم ومتابعة أداء موظفيك وتطوير مهاراتهم وتدريبهم بشكل مستمر لتحسين أدائهم في العمل ستنجح في تقليل معدل دوران موظفيك وسيفضلون العمل في مطعمك لفترة أطول، مما يوفر عليك توظيف موظفين جدد وتدريبهم ويساعدك على توفير الكثير من الوقت والمال.

 كيفية إستخدام نموذج تقييم الموظف في مطعمك:

من الأفضل أن تقوم بملء النموذج قبل الاجتماع مع الموظفين لتقييم أدائهم، حتى تتمكن من تقييم الموظف بشكل موضوعي، فيما يلي سنعرض لك كيفية ملء النموذج لتقييم موظفيك.

  • معلومات الموظف: يتم فيه كتابة بيانات الموظف الشخصية كاسم الموظف وعنوانه وإسمك وعنوانك وتاريخ التقييم وتاريخ آخر تقييم للموظف.
  • جدول تقييم أداء الموظفين: يمكنك مراجعة جدول التقييم في النموذج المرفق كمثال، والذي سيساعدك على تصنيف أداء الموظف الخاص بك وتصنيفه حسب الفئة وتحقق من التصنيف الذي يناسب أداء الموظف لمجموعة المهارات ويتم إختيار خانة 1 للأداء السيء، و5 للأداء الاستثنائي وإذا كنت بحاجة إلى توضيح تصنيف ما، فاستخدم مربعات التعليقات الموجودة أسفل كل مربع لإضافة تفاصيل ويعد مربع التعليقات هذا أيضًا مكانًا رائعًا لذكر أمثلة محددة تدعم تقييمك (مثل الإجراءات المحددة التي اتخذها الموظف) وأخيرًا، استخدم مربع “الأداء الكلي” لتلخيص أداء الموظف.
  • الأهداف: يطالبك هذا القسم بالإجابة على أسئلة حول نقاط القوة والضعف لدى الموظف وإنجاز الأهداف السابقة ويجب عليك ترك المربع الأخير (أهداف فترة المراجعة التالية) فارغًا ويمكنك أنت وموظفك ملء هذا معًا أثناء مراجعتهما وعندما تسمح للموظف بالمشاركة في تحديد الأهداف، فسيساعده ذلك تحقيقها بنجاح.
  • تسجيل الخروج: قم بالتوقيع وكتابة التاريخ هذا التقييم بعد الانتهاء وقبل المراجعة الشخصية اطلب من موظفك تسجيل قسمهم أثناء مراجعة الأداء.

 

3. نموذج إنشاء جدول عمل الموظف:

نموذج تخصيص جدول الموظف هو نموذج تقويم يساعد المالكين والمديرين على تخطيط جداول نوبات العمل بشكل منظم ودقيق ويمكنك أيضًا إستخدام هذه النماذج للتواصل مع الموظفين وتحديد فترات عملهم بشكل صحيح وفعال.

 كيفية استخدام نموذج جدول الموظف في مطعمك:

يمكنك تقسيم نموذج الموارد البشرية هذا حسب التاريخ ونوع الوظيفة واسم الموظف وساعات العمل الأسبوعية لكل موظف.

  • املاْ التاريخ الأول لجدولك على نظام الأسبوعي “Week of”.
  • في الصف الأول من الجدول، قم بكتابة تواريخ الأسبوع الذي تعمل فيه.
  • قم بتسجيل أسماء موظفيك في الأقسام التي تتوافق مع أدوارهم (موظفي إستضافة والخدمة أو موظفي المطبخ، وما إلى ذلك) وإذا كان للموظفين أدوار في أكثر من قسم من المطعم، فقم بتضمين أسمائهم في جميع الأقسام التي يعملون بها.
  • قم بتسجيل أوقات تغيير الموظفين في الأسبوع وتضمين أوقات البدء وأوقات النهاية، مع مراعاة أن أوقات الانتهاء لا يجب أن تكون ساعة محددة ويمكنك كتابة “إغلاق” أو “رفض الأعمال” في الجدول، ويمكن أن يحدد نظام نقاط البيع لديك المعلومات الأخرى، وتتبع الأوقات المحددة التي سجلها الموظف داخل وخارج نظام العمل.

 

أهمية إتباع أنظمة ونماذج إدارة الموارد البشرية لتطوير مطعمك

سيساعدك استخدام الاستراتيجيات الحديثة والنماذج الخاصة بتطبيق نظام إدارة الموارد البشرية في تسهيل المهام الإدارية الخاصة بالعمل ويمكنك من تطوير نظام عملك وتحسين اداء موظفيك وايضا توفير الكثير من الوقت والجهد وإنجاز المهام الخاصة بالإدارة بشكل أكثر سلاسة وفعالية ويمكنك أن تبدأ أولاً بتشغيل قاعدة بيانات نموذج الموارد البشرية الخاصة بك من خلال إستخدام الثلاث نماذج الأساسية التي تم توضيحها في هذا المقال وهي (نموذج طلب الإجازة، نموذج تقييم اداء الموظف، ونموذج جدولة عمل الموظف). ثم يمكنك إضافة المزيد من النماذج الأخرى الخاصة بنظام الموارد البشرية مع نمو عملك. وستتمكن في النهاية بعد إستخدامها من قضاء وقت أقل في أداء المهام الإدارية الخاصة بمطعمك مع تحقيق أكبر قدر من الإستفادة في العمل وتحسين كفاءة مطعمك.

 

في حال أردت أن تعفي نفسك من هذا العبء، يمكنك استخدام نظام Lean Restaurant HR الذي يساعدك على إدارة الموارد البشرية في مطعمك وكأنك تمتلك قسماً خاصاً بالموارد البشرية، حيث يساعدك في تقييم ومتابعة أداء موظفيك وجدولة نوبات عملهم وتحضير كشوفات الأجور وغير ذلك الكثير.