;

كيفية إنشاء جداول للموظفين في مطعمك

سبتمبر 19, 2019

cover-image

في كل يوم تفتح فيه مطعمك، فأنت بحاجة إلى الموظفين المناسبين في الأوقات المناسبة لضمان سير الأمور بسلاسة، ولكن مع وجود وظائف مثل مقدمي الضيافة ومحضري الطعام، والإدارة قد يكون من الصعب الحفاظ على التنظيم (والهدوء) أثناء إنشاء جداول لتلبيه احتياجات الجميع – بما في ذلك عملك. الكثير من الموظفين وإنفجار في ميزانية العمل الخاص بك أو عدد قليل جدًا من الموظفين وتجربة عميلك تعاني. يمكن أن يساعد برنامج جدولة الموظفين في جعل هذه العملية سريعة وسهلة، فضلاً عن مساعدتك على تحقيق أهداف العمل وتتبع طلبات إجازة.

إذا لم تلتزم بحل البرمجيات حتى الآن، فابدأ بنموذج جدول الموظف علي الأكسيل. يساعدك استخدام القالب على توفير الوقت والبقاء منظمًا وإبلاغ الجدول الزمني لفريقك.

إلى جانب الوصول إلى قالب جدول عمل الموظف الأسبوعي المجاني، ستتعلم في هذا المقال:

  • ما هو جدول الموظف
  • لماذا من المهم أن تستخدم المطاعم جداول الموظفين
  • عندما يجب عليك استخدام جدول للموظفين في مطعمك
  • كم إشعار يجب أن تعطي الموظفين لجدول زمني جديد
  • نصائح لجعل عملية الجدولة سهلة
  • من يجب أن ينشئ الجدول
  • كيفية استخدام جداول الموظف في مطعمك
  • كيفية المشاركة الفعالة للجداول الزمنية ومعالجة مشاكل الجدولة مع الموظفين

 

ما هو جدول الموظف؟

جدول الموظف هو نموذج التقويم الذي يسهل جدولة التحول في المطاعم وأماكن العمل الأخرى. يتضمن هذا النموذج أسماء الموظفين، ونظرة عامة أسبوعية على وقت عملهم (بما في ذلك أوقات البداية والنهاية) ولأي دور. يمكن أن يساعدك قالب جدول الموظف في التخطيط والتواصل مع من يعمل عندما يكون في مطعمك.

لماذا من المهم أن تستخدم المطاعم جداول الموظفين؟

تساعد قوالب جدولة الموظفين أصحاب المطاعم والمديرين على إنشاء جدول تحويلات يكون واضحًا وموجزًا وخاليًا من الأخطاء – لا مزيد من الأخطاء المتقاطعة أو محاولة فك رموز خط اليد الغامض لشخص ما. باِستخدام قالب رقمي قابل للتخصيص، يمكنك تحريك التحولات والتغيرات اليومية بقدر ما تحتاج إلى أن يناسب الجدول ويسد احتياجات مطعمك وموظفيك. بعد إنشاء الجدول للموظفين باستخدام القالب، يمكنك مشاركته عبر البريد الإلكتروني أو مجرد الطباعة والنشر في منطقة مشتركة في المطعم.

باستخدام القالب، يكون جدولك دائمًا سهل القراءة ، لذلك سيكون الموظفون مدركين ليس فقط للجداول الزمنية الخاصة بهم ولكن أيضًا من أين سيعملون على أي تحول معينة مستقبلًا. إذا كان لديك أحد الموظفين تعارض في الجدولة، فمعرفة من يعمل متى سيجعل من السهل التداول في نوبات العمل أو حتي التغطية.

متى يجب عليك استخدام قالب جدول الموظف في مطعمك؟

استخدم قالب جدول الموظف كلما احتجت لإنشاء جدول موظف لمطعمك.

إذا كنت تستخدم القلم والورقة، فقد حان الوقت للتبديل إلى هذا القالب الرقمي القابل للتخصيص بسهولة. إذا كان مطعمك يستخدم بالفعل برنامجًا لجدولة الموظفين، فيمكن أن يساعدك قالب الجدولة لدينا في بناء الجدول الزمني المثالي. بينما تم تصميم قالبنا للاستخدام الأسبوعي، يمكنك بسهولة تحويله إلى قالب جدول عمل نصف شهري أو شهري عن طريق ملء صفحتين أو أربع صفحات في كل مرة.

لمساعدتك في التخطيط على المدى الطويل، نوصي بتكرار النموذج وتعبئة التواريخ لمدة تصل إلى سنة من الجداول. سيساعدك هذا في تتبع طلبات إجازة الموظف (والتي يمكنك إضافتها إلى المواعيد المناسبة بمجرد الموافقة عليها) والتنبؤ باحتياجات العمل الخاصة بك في مواسم الإجازات المزدحمة. يهدف قالب جدول الموظف إلى تسهيل عملية الجدولة، لذا استخدمه مع ما يناسب احتياجات مطعمك.

أساسيات جدولة موظفي المطعم

في حين أن قالب جدول الموظف سيسهل جدولة موظفي مطعمك، هل تريد تخمين ما الذي لن تفعله؟

الجدول الزمني الفعلي. أن عليك أن تراقبه بنفسك. إذا كنت تبدأ كمبتدئ في الجدولة، فإليك بعض النصائح لمساعدتك في إنشاء جدول مناسب لموظفيك، لكنك لن تستغرق ساعات لتكوينه.

  1. لا تبدأ من جديد من الخطوة الأولى كل أسبوع.

قم بتوحيد أوقات البداية والنهاية للتحولات بحيث يكون لدى الموظفين ثبات في جداولهم ولا تخلق المزيد من العمل لنفسك. عندما تبدأ بجدول قياسي كقاعدة ، فمن السهل إجراء تعديلات صغيرة عندما يطلب الموظفون إجازة.

  1. اسأل عن مدخلات الموظف ضمن أوقات محددة.

قم بإنشاء بروتوكول لقبول طلبات إجازة الموظف ومعالجتها وتأكد من أنه يتضمن موعدًا نهائيًا لتقديم الطلبات.

  1. استخدام التكنولوجيا لاتخاذ قرارات جدولة أكثر ذكاء.

قم بإقران هذا القالب ببيانات من POS (بالإضافة إلى أداة جدولة الموظف، إذا كان لديك واحدة)، لمساعدتك على اتخاذ قرارات الجدولة بناءً على المبيعات، وليس مجرد الحدس. سينتهي بك الأمر إلى توفير تكاليف الوقت والعمالة.

  1. استدعي التعزيزات خلال العطلات.

يعد تدفق الضيوف لحفلة رأس السنة، أو وجبة فطور عيد الفصح، أو يوم عيد الحب رائعًا، ولكن إذا لم يكن لديك عدد كاف من الموظفين يعملون لرعاية ضيوفك بشكل صحيح، فمن المحتمل ألا يعود هؤلاء الضيوف.

على الجانب الآخر، إذا قمت بجدولة عدد من الموظفين يفوق ما تحتاج إليه، فإنك تنفق أكثر مما يجب على العمال. انظر إلى بيانات نقاط البيع للعثور على تلك البقع المضيئة. توقع العمالة في عطلة باستخدام البيانات التاريخية والتحفظات لجدولة العدد المناسب من الموظفين قبل وقت طويل من العطلات.

 

كيف تشارك الجدول مع الموظفين (والتأكد من حصولهم عليه)

لديك جدول الموظفين المثالي. ماذا بعد؟ شاركه مع الفريق!

إذا لم تقم بمشاركة جدولك الأسبوعي بشكل صحيح مع الموظفين أو أن تدعهم يعرفون أين يمكنهم العثور عليه، فسوف ينتهي الأمر بفقدان الموظفين وردياتهم. لدينا عدد قليل من الأساليب المجربة والحقيقية لمشاركة جدول الموظفين بفعالية، بحيث يكون لديك عدد أقل من التحولات اليومية:

  • إذا كان لديك بانتظام اجتماعات لجميع الموظفين، فاستخدم هذا الوقت لمشاركة جداول جديدة ومراجعتها بشكل مستمر. الاجتماعات هي أيضًا فرصة للإجابة على أسئلة حول الجدول الزمني وحل تعارضات الجدولة.
  • إذا لم يجتمع فريقك بشكل منتظم، فأرسل نسخًا من جدول الموظف في المطعم الذي سيشاهده الموظفون لديك. يمكن أن يكون هذا على لوحة المذكرات أو غرفة خلع الملابس – في مكان ما بشكل واضح للعاملين (وليس الجمهور).
  • تعزيز الجدولة مع الاتصالات الرقمية. أرسل جداول الموظفين الجديدة أو المحدّثة من خلال أي طريقة يستخدمها فريقك بالفعل للتحدث مع بعضهم البعض خارج المطعم، مثل سلسلة رسائل بريد إلكتروني لجميع الموظفين أو أداة تواصل مع الموظف.

للحصول على أفضل النتائج، اجعل الجدول متاحًا من خلال عدة وسائل.

 

كيفية التعامل مع قضايا الجدولة مع الموظفين

يعد بروتوكول طلب الموظف للإجازات الموثق والمتواصل جيدًا هو أفضل طريقة لمنع مشكلات الجدولة بعد إنشاء جدول جديد ومشاركته بالفعل.

ولكن، أنت تعرف ماذا يقولون عن أفضل الخطط الموضوعة!

إذا كانت إحدى الحالات الطارئة (الصحة، والأسرة، وما إلى ذلك) تمنع أحد أعضاء فريقك من التحول، فاطلب من ذلك الموظف الاتصال بالمدير الذي يعمل في ذلك اليوم في أقرب وقت ممكن. سيكون هذا المدير مسؤولاً عن إيجاد بديل للتحول أو التحايل، وتحقق من قوانين الجدولة التنبؤية المحلية لمعرفة ما إذا كنت مدينًا في آخر لحظة بدل تعويض إضافي.

في حالة ظهور تعارض في الجدولة غير الطارئة (على سبيل المثال، يريد الموظف حضور حفلة ليدي غاغا المباعة بالكامل، ولكن يتزامن هذا الحدث مع تحول ما) وبعد انتهاء فترة طلب إدخال جدولة المطعم الخاص بك، أجعل مسؤولية الموظف في العثور على شخص ما لتغطية نوبته شيء يقوم به. ثم يمكنهم طلب موافقة الإدارة. على الرغم من أن العمل يجب أن يكون أولوية لموظفيك، فمن الجيد أن تمنح موظفيك المرونة (عند الإمكان) لإرضائهم.

يساعد إنشاء جدول الموظف على تشغيل مطعمك بسلاسة ويمنح موظفيك التوازن بين العمل والحياة.

على الرغم من أنه أمر مهم لنجاح مطعمك، إلا أنه لا ينبغي أن يكون جزءًا أساسًا. باستخدام قالب جدول الموظف، يمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه في الجدولة والعودة إلى الأشياء التي تذكرك لماذا فتحت مطعمًا في المقام الأول.

مترجم بتصرف لمقال:

How to Use an Employee Schedule Template at Your Restaurant

لكاتبته:

Katie McCann