;

استخدم تقنية اللماذات الخمسة لمعرفة السبب الجذري لأي مشكلة بسرعة

مارس 19, 2020

cover-image

اللماذات الخمسة (أو 5أسباب) هي تقنية استفهام تكرارية تستخدم لاستكشاف علاقات السبب والنتيجة الكامنة وراء مشكلة معينة. الهدف الأساسي لهذه التقنية هو تحديد السبب الجذري لخلل أو مشكلة من خلال تكرار السؤال “لماذا؟”. تشكل كل إجابة أساس السؤال التالي.

الخمسة Whys هي أداة من أدوات مبدأ Six Sigma وهي أداة رائعة تهدف إلى إزالة طبقات الأعراض التي يمكن أن تؤدي إلى السبب الجذري للمشكلة. بغض النظر عن اسم هذه التقنية “5 أسباب”، قد تحتاج إلى طرح السؤال أقل أو أكثر من خمس مرات قبل أن تجد السبب الجذري المتعلق بالمشكلة.

في هذه المقالة نستعرض تقنية Whys الخمسة. تقنية Whys الخمسة هي أداة بسيطة لكنها قوية للإشارة بسرعة إلى الأعراض الخارجية للمشكلة للكشف عن أسبابها الأساسية، بحيث يمكنك إصلاحها للأبد.

 

فوائد تقنية اللماذات الخمسة:

  • تحديد السبب الجذري للمشكلة، وليس فقط الأعراض.
  • تحديد العلاقة بين الأسباب الجذرية المختلفة للمشكلة.
  • من السهل إكمالها بدون تحليل إحصائي أو أدوات إضافية.
  • غرس الروح التعاونية لحل المشاكل والعمل الجماعي.
  • التركيز على حل المشكلة بدلاً من لوم الأفراد.
  • حل المشاكل في النظام مرة واحدة وإلى الأبد.
  • بناء ثقافة تحتضن التقدم، وتسعى إلى التحسينات، وترحب بالتغيير.

 

متى يمكنك استخدام تقنية اللماذات الخمسة ؟

  • في حل المشاكل التي تنطوي على عوامل أو تفاعلات بشرية.
  • في الأعمال التجارية اليومية.
  • في عملية تحسين وتطوير الأعمال.

 

كيف يمكن تنفيذ تقنية اللماذات الخمسة بشكل صحيح؟

  • تحديد المشكلة بأكبر قدر ممكن من الدقة والشمول.
  • اطلب من أعضاء فريقك أن يكونوا صادقين تمامًا في الإجابة على الأسئلة.
  • كن مصمماً على إيجاد السبب الكامن وراء المشكلة وحلها.
  • تجاوز الأعراض.
  • ابذل قصارى جهدك لطرح الأسئلة الصحيحة.
  • كن على استعداد لسماع الإجابات التي قد لا تعجبك.
  • استمر في طرح الأسئلة حتى تصل إلى السبب الجذري؛ لا تلتزم بخمس أسئلة.
  • تأكد من أن جميع الإجابات التي تم إنشاؤها تستند إلى الحقائق والمعرفة.
  • ترك اللوم لتقييم العملية بدلاً من الأشخاص.
  • توقف عن السؤال “لماذا؟” عندما تتوقف عن إنتاج إجابات مفيدة.

 

خطوات تطبيق تقنية اللماذات الخمسة:

الخطوة 1: تشكيل فريق للاجتماع

ابدأ بتجميع فريق من الأشخاص من محطات عمل مختلفة على دراية بالمشكلة المعالجة. من خلال جمع فريق متعدد الوظائف، ستحصل على وجهات نظر فريدة وجمع معلومات كافية لاتخاذ قرار مستنير.

تأكد من أن شخصًا ما يقود الاجتماع، إن لم يكن أنت. يجب على قادة الجلسة قيادة العملية وإبقاء الفريق يركز على تحديد الإجراءات المضادة الفعالة.

يجب أن يضم الاجتماع:

  • كل من لاحظ المشكلة.
  • كل من تأثر بالمشكلة.
  • كل شخص متصل بالمشكلة.
  • كل من حاول إصلاح العَرَض أو لديه مدخلات للحل.
  • جميع المشتركين في الخدمة / المنتج موضع النقاش.
  • صناع القرار.

 

الخطوة 2: تحديد المشكلة

في بداية الاجتماع، يجب أن تناقش المشكلة مع الفريق وأن تقدم بيانًا موجزًا وواضحًا بالمشكلة بحيث يتفق الجميع عليه. بدلاً من التحقيق في مشكلة واسعة النطاق، اجعل بيان المشكلة يركز فقط على المشكلة دون ذكر أي أسباب محتملة للمشكلة أو عمل أي افتراضات.

من المستحسن كتابة بيانك على السبورة، وترك مساحة كافية حوله لإضافة الإجابات التي سيتم الوصول إليها من خلال السؤال ب “لماذا”.

 

الخطوة 3: اسأل “لماذا؟” خمس مرات

يجب أن تكون عملية اللماذات الخمسة عملية رشيقة ومرنة لاختيار مسار واحد يسمح للفريق بتنفيذ مقدار الإجراءات التصحيحية اللازمة لحل المشكلة.

يبدأ رئيس الجلسة بسؤال الفريق “لماذا حدثت المشكلة”، والبحث عن الإجابات التي تستند إلى الواقع وتجنب الإجابات التي تستند إلى تخمينات. يجب أن تستند الإجابات على الحقائق والبيانات الحقيقية، بدلاً من الآراء العاطفية.

تجنب طرح الكثير من أسئلة “لماذا” والتركيز على إيجاد السبب الجذري. كما عليك ملاحقة الأسباب الجذرية وكتابتها أسفل بيان المشكلة.

كرّر السؤال لماذا أربع مرات أخرى بحيث تشكل كل إجابة أساس السؤال التالي. بعد جمع الإجابات للأسباب الأربعة، اكتبها بجوار السبب الأول على السبورة.

عند طرح سؤال “لماذا” دون إنتاج المزيد من الردود المفيدة، هذه هي النقطة التي يجب عليك التوقف عن السؤال فيها حيث تكون قد كشفت عن السبب الجذري للمشكلة. بمجرد القيام بذلك، سيكون لديك خمسة أسباب، سبب واحد لكل “لماذا؟”.

 

الخطوة 4: تحديد الإجراءات التصحيحية

بعد اكتشاف سبب جذري واحد على الأقل، حان الوقت لاتخاذ إجراءات تصحيحية. يجب أن يشارك جميع الأعضاء في مناقشة الإجراءات التصحيحية والاتفاق عليها لمعالجة كل سبب من أسبابك الخمسة ومنع المشكلة من التكرار.

 

الخطوة الخامسة: تحديد المسؤولية عن الحلول

لكل إجراء تصحيحي يتم الاتفاق عليه، يقرر القائد من المسؤول عن الإجراءات التصحيحية ذات الصلة وتطبيق الإجراءات الصحيحة ومراقبة العملية برمتها لقياس نجاح هذا الإجراء. كما يجب الاتفاق على آلية مراقبة التقدم. يمكنك الدعوة لعقد اجتماع متابعة بعد فترة زمنية معينة والتي قد تكون في غضون بضع ساعات أو أيام أو أسابيع.

 

الخطوة 6: رصد التقدم ومراقبة الإجراءات التصحيحية

راقب التقدم لمعرفة مدى فعالية الإجراءات التصحيحية في القضاء على المشكلة الأولية أو تقليلها. قد تحتاج إلى تعديل الإجراءات التصحيحية أو حتى استبدالها بالكامل اعتمادًا على نجاحها.

في النهاية، يجب توثيق العملية بحيث تحتوي على مرجع لأنواع مختلفة من المشاكل التي قد يواجهها الموظفون وكيف يمكن القضاء على هذه المشاكل.

 

مثال على تقنية اللماذات الخمسة:

المشكلة: يرفض العميل دفع ثمن طبق

لماذا الاولى: لماذا يرفض العميل دفع ثمن طبق؟

الجواب: تأخر التسليم

لماذا الثانية: لماذا تأخر التسليم؟

الجواب: استغرق التحضير وقتًا أطول من المتوقع.

لماذا الثالثة: لماذا استغرق التحضير وقتًا أطول من المتوقع؟

الجواب: نفد اللحم.

لماذا الرابعة: لماذا نفد اللحم؟

الجواب: تم استخدام اللحم المتوفر بكميات كبيرة لتحضير طلبية أخرى.

لماذا الخامسة: لماذا تم استخدام اللحم بالكامل؟

الجواب: لم يكن لدينا ما يكفي من اللحم في المخزون ولم نتمكن من طلب مخزون جديد في الوقت المناسب.

الإجراء التصحيحي: ابحث عن مورد لحوم يمكنه التسليم في غضون مهلة قصيرة، حتى نتمكن من الاستمرار في استخدام المخزون دون النفايات والاستجابة لطلب العملاء.

 

مخطط لتقنية اللماذات الخمسة:

اللماذات الخمسة

 

يقول إدوارد هودنيت “إذا لم تطرح الأسئلة الصحيحة، فلن تحصل على الإجابات الصحيحة. غالبًا ما يشير السؤال المطروح بالطريقة الصحيحة إلى إجابته. طرح الأسئلة هو الأساس للتشخيص السليم. فقط العقل المستفسر يحل المشاكل”. ضع في اعتبارك أن تقنية اللماذات الخمسة هي عملية استفسار وسبر غور الإجابات بشكل متسلسل.