;

أساسيات النجاح في إدارة حسابات مطعمك

يوليو 28, 2019

cover-image

في حين أن تشغيل مطعم قد يبدأ بموهبة للطبخ وشغف بالضيافة، إلا أنه يمكن أن يحقق الربح ويحافظ عليه من خلال الأهتمام بالدفاتر ومراجعتها. تعد إستراتيجية العمل والتنظيم والإبقاء على سجلات محاسبية دقيقة عوامل مهمة في تحديد ما إذا كان مطعمك سينطلق أم لا. لفهم آليه الأهتمام بدفاتر المطعم بشكل أفضل، اقرأ هذه النصائح والاقتراحات الخاصة بحساب المطعم، وشق طريقك لتصبح ناجحًا كما كنت تتخيل.

يعد إمساك الدفاتر في المطعم أحد أهم جوانب إدارة المطعم، ولكن قد يكون التفكير في إدارة كتبك وسجلاتك في البداية أمرًا ليس بالصعب. حتى لو لم يكن لديك موهبة للأرقام، فإن مفهوم محاسبة المطاعم بسيط إلى حد ما إذا كنت تلتزم بالتنظيم والدقة يكون مثمرًا.

هناك بعض الأسباب الحاسمة التي تجعلك تراقب عن كثب إجراءات مسك الدفاتر في مطعمك:

  • لمعرفة أين تنفق أموالك
  • تتبع مقدار ما تنفقه
  • فهم من أين تأتي إيراداتك
  • معرفة مقدار الأموال التي تحتاج إلى كسبها لتحقيق ربح

فيما يلي بعض النصائح المحاسبية للمطعم التي تقدم النصائح الأساسية عن مسك الدفاتر بدقة حتى تتمكن من الحصول على جميع هذه المعلومات عن عملك بسهولة.

 

1.     اسأل أقرانك وزملائك الآخرين

من بين أول الأماكن التي تبدأ عندها عند التعامل مع محاسبة مطعمك، هي سؤال الطهاة، اسأل الطهاة الآخرين عن كيفية تعاملهم مع سجلاتهم المحاسبية الخاصة. إن معرفة الطريقة التي يتبعها زميل أو غيره من المتخصصين في هذا المجال في إمساك الدفاتر في المطاعم قد توفر نظرة ثاقبة حول كيفية التعامل مع كتبك وسجلاتك.

يمكن أن يساعدك الحصول على توصيات المطاعم الأخرى الناجحة في تحديد ما إذا كنت مستعدًا للتعامل مع المشكلات المحاسبية وحدك، أو ما إذا كان عليك التفكير في استئجار شركة خارجية.

 

2.     كن دقيقًا مع مسك الدفاتر الخاصة بك

الطريقة الوحيدة لمعرفة ما إذا كنت في اللون الأحمر أو الأسود هي الاحتفاظ بحساب دقيق لجميع الأموال القادمة والذهابة من مطعمك. قد يبدو هذا تصرفًا سلميًا، لكن العديد من المخاوف المالية تأتي من الافتقار إلى التفاني الدقيق في مسك الدفاتر.

يجب عليك تسجيل مبالغ محددة من المال لكل حساب وكل الإيرادات. التقريب لأعلى أو لأسفل ببضعة سنتات أو دولارات يمكن أن يضيف ما يصل إلى أسبوع أو شهر ويبدأ في التأثير على كل حساباتك.

 

3.      افهم وتتبع النفقات الخاصة بك

هناك فئتان يمكنك إضافة  أي مصروفات تقريبًا إليهما: التكاليف الأولية والتكاليف الثابتة. تشير التكلفة الأولية إلى غالبية نفقات مطعمك بما في ذلك المكونات الغذائية والمشروبات والموظفين والضرائب والمزايا. يجب أن تراقب عن كثب تكاليفك الأولية لتتبع أي مشاكل محاسبية متكررة وإيجاد مجالات لخفض التكاليف وزيادة الأرباح.

التكاليف الثابتة هي التكاليف التي لا تتغير أو لا يمكنك التحكم في تغيرها. وهذا يشمل الإيجار أو الرهن العقاري الخاص بك، وتكاليف المعدات، والتأمينات، والتصاريح، وغيرها من النفقات التشغيلية. هذه التكاليف الثابتة عادة ما تشكل أقلية من نفقات مطعمك.

يعد الاحتفاظ بسجلات حول ما تنفقه على التكاليف الأولية والتكاليف الثابتة خطوة ضرورية في تحديد مقدار الأموال التي تحتاجها لزيادة ربحك كل أسبوع أو كسره برقم قياسي جديد.

 

4.      تتبع الإيرادات

تتبع إيراداتك أمر لا يقل أهمية عن مسك الدفاتر في المطعم لمعرفة نفقاتك. احتفظ بسجلات محاسبية في متناول اليد لإظهار المبلغ الذي تجنيه من مبيعات المواد الغذائية أو مبيعات البضائع.

قد يؤدي التقليل من شأن دخلك الأسبوعي إلى جعل عملك يبدو وكأنه يفقد المال عندما لا يكون كذلك. بدلاً من ذلك، قد يؤدي المبالغة في تقدير دخلك إلى زيادة الإنفاق لأنك لا تعمل بميزانية دقيقة. أفضل طريقة لتجنب أي مشكلة هي تسجيل مبالغ الإيراد بشكل منتظم.

 

5.      إنشاء بيان الربح والخسارة

مثال على بيان الربح والخسارة في المطعم:

يحتفظ بيان الأرباح والخسائر في المطعم أو P&L، بجميع المعلومات المحاسبية للمطعم منظمة في وثيقة واحدة موجزة. يمكنك تخصيص P&L لتناسب احتياجات عملك المحددة.

هذا البيان هو أداة فعالة لتتبع إيراداتك وتكاليف الغذاء وتكاليف العمالة ونفقات التشغيل. إذا كانت هذه هي الطريقة التي تختار بها تنظيم كتبك وسجلاتك، فمن المستحسن أن تقدم تفصيلاً مفصلاً لجميع تكاليفك وإيراداتك لسهولة الفهم.

على الرغم من أنه من الأفضل أن يتم تفصيلك واستخدامها على أساس أسبوعي، إلا أنه يمكنك إنشاء P&L شهريًا أو سنويًا حسب رغبتك لضمان تفاصيل كثيرة أو قليلة ضرورية.

 

6.      استخدام برامج المحاسبة الخاصة بالمطاعم

يتضمن برنامج محاسبة المطعم أنظمة البرامج المالية ونقاط البيع (POS). تم تصميم هذه البرامج لمساعدتك في تنظيم عمليات حساب المخزون والمعاملات الخاصة بك بسرعة وبدقة.

قم ببعض الأبحاث قبل اختيار برنامج محاسبة لمطعمك. اعتمادًا على البرنامج، يمكنك القيام بأشياء أخرى مثل إدارة كشوف المرتبات وتقارير المبيعات وطرق الدفع.

 

7.      قم بتعين محاسب

يمكن أن يصبح مسك الدفاتر في المطاعم معقد للغاية بحيث يتعذر على مالكي المطاعم التعامل معها. إذا لم تكن واثقًا من قدرتك أو تفتقر إلى الوقت اللازم للمحاسبة الدقيقة والشاملة، فجرِّب تعيين محاسب.

هناك العديد من المحاسبين المستقلين وشركات المحاسبة المتخصصة في الخدمات الخاصة بالمطاعم، يشمل ذلك:

  • إمساك الدفاتر
  • الاستشارات المالية
  • توقعات الأعمال
  • إدارة الرواتب

 

8.      النظر في الاستعانة بمصادر خارجية لتحديد الرواتب

إذا قررت إدارة الشؤون المالية لمطعمك، فلا يزال عليك التفكير في كشوف المرتبات الخارجية. ذلك بسبب وجود مشكلات متعلقة بالمسؤولية والرسوم والغرامات العالية على الأخطاء التي تحدث في جدول الرواتب.

استئجار شخص أو شركة من ذوي الخبرة للتعامل مع القوانين المحلية والولائية والاتحادية المعقدة والمتغيرة باستمرار المحيطة بمتطلبات القوى العاملة. باعتبارك مالك نشاط تجاري، فلن يكون لديك وقت لمواكبة هذه التغييرات.

من أجل أن يكون المطعم مربحًا، فإنه يحتاج إلى أكثر من مجرد مفهوم صلب وطاهي موهوب. البقاء على رأس تكاليف الإنفاق الخاصة بك، والمخزون، والإيرادات هو المفتاح لتحقيق الربح. مع هذه النصائح المحاسبية للمطعم، يمكنك البدء في تنظيم سجلاتك المحاسبية والحصول على فهم أفضل لصورتك المالية. في النهاية، فإن التنظيم والدقة هما المفتاح لحفظ السجلات في المطاعم.

 

مترجم بتصرف لمقال: Restaurant Accounting Tips