;

استراتيجيات حديثة لخفض التكاليف في مطعمك مع تقديم أفضل خدمة لعملائك

أكتوبر 30, 2019

cover-image

هناك الكثير من الأساليب الخاطئة المتبعة في عمل الأنشطة التجارية الخاصة بالمطاعم والتي تؤدي إلى إهدار الكثير من المال وزيادة معدل التكاليف الخاصة بالعمل دون وجود حاجة لذلك ودائما ما يتم ذلك أثناء أداء الخدمات الخاصة بإعداد الطعام في غرفة الطهي، أو في قاعة  تقديم خدمات الطعام، أو في غرف التخزين الخاصة بمطعمك لذلك كانت هناك ضرورة للبحث عن استراتيجيات حديثة تساعدك على خفض التكاليف الخاصة بنشاطك التجاري دون المساس  بجودة المنتج ومع الحرص على تقديم أفضل تجربة خدمة لعملائك.

ولقد وجدنا العديد من الاستراتيجيات الفعالة التي يمكن لأصحاب ومديري المطاعم إتباعها  في إدارة العمل الخاص بهم لوقف الخسائر المحتملة وذلك عن طريق تعديل طريقة أداء الخدمات لكي تتم بشكل أكثر فعالية وأقل تكلفة.

وفيما يلي 25 استراتيجية ناجحة أثبتت فعاليتها في تحسين كفاءة العمل في أغلب المطاعم الكبيرة والصغيرة وساعدت على تخفيض النفقات وزيادة الأرباح الإجمالية.

ويمكنك استخدام تلك الاستراتيجيات كقائمة مرجعية لتحديد المشكلات والفرص المحتملة بهدف تحسين الأداء في العمل وعلى الرغم من أن بعض الطرق قد لا يكون لها القدرة على تحقيق توفيريات كبيرة، إلا أن المهم هو التأثير التراكمي المحتمل الذي قد يعني التأثير الناجح حتى لعدد قليل من هذه الممارسات على معدلات الأرباح الإجمالية الخاصة بمطعمك.

 

1. تقليل المخزون الزائد:

دائما ما نجد الكثير من أصحاب المطاعم يعتمدون في عملهم على تجهيز مخزون من المنتجات بكميات هائلة وإضافية والتي عادة ما تزيد عن الاستخدام اليومي أو الشهري اللازم لأداء الخدمات مما يؤدي في النهاية إلى تلف تلك المنتجات الزائدة وأيضا إهدار الكثير من الأموال دون جدوى لذلك يمكنك تقييم وترتيب وإعادة حساب احتياجاتك الأساسية من مخزون المنتجات المطلوبة لأداء الخدمات وان تعتمد في تجهيز المخزون الخاص بك على هذا الأساس ولا تشترى أي مخزون زائد عن الحد المطلوب فعليا في العمل، ومن خلال تقليل المخزون الزائد ستتمكن من تقليل معدلات الخسائر والتلف الخاصة بالمنتجات وبالتالي ستنجح في تخفيض التكاليف الخاصة بمشروعك التجاري كما أن ذلك سيساعد موظفيك أيضا على حصر المنتجات الباهظة الثمن واستخدامها بشكل أكثر توفيرا عندما يكون هناك القليل منها.

 

2. عمل حصر (جرد) يومي على البنود الرئيسية الخاصة بالمنتجات:

تعتبر هذه الطريقة من أهم وأفضل الإجراءات التي تساعد في التحكم في تكلفة ونفقات المشاريع التجارية الخاصة بالمطاعم بشكل فعال وتبدأ هذه الممارسة بتحديد أهم 10 إلى15 منتجًا والتي تشكل الجزء الأكبر من تكلفة طعامك كل يوم، ثم قم بحصر وتسجيل الكميات المتوفرة لكل منتج في بداية إفتاح العمل صباحًا وأضف إلى ذلك أي مشتريات خلال اليوم وفي نهاية فترة الإغلاق، قم بحساب مخزون النهاية وحساب الاستخدام لكل منتج عن طريق إضافة كمية المنتجات التي كانت متوافرة عند بداية العمل والمشتريات، ثم طرح المبلغ النهائي المتاح والنتيجة النهائية ستكون كمية كل منتج تم استخدامه ثم بعد ذلك، قارن هذا الرقم مع تقرير استخدام المنتج (نظام نقاط البيع) لكل منتج وإذا كان الاستخدام الفعلي أكبر من تقرير استخدام المنتج الناتج بنظام نقاط البيع  POS، فعليك بفحص ومراجعة نظام العمل على الفور لأن ذلك يمكن أن يكون علامة على السرقة والإفراط في الاستهلاك أو غيرها من المشكلات الخاصة باستخدام الغذاء.

 

3. استخدام صناديق بلاستيكية شفافة لوضع القمامة في مطبخ مطعمك:

هناك الكثير من المطاعم التي يتم بها خسارة وفقدان كميات كبيرة من المنتجات الغذائية الصالحة للاستعمال في صناديق القمامة الخاصة بالمطبخ وإذا لم يتم تدريب موظفيك بشكل جيد على طرق تجهيز وتقطيع المنتجات الغذائية وإعدادها بشكل احترافي في المطبخ الخاص بمطعمك فسيتم إلقاء عدد كبير من المنتجات الجيدة والقابلة للاستخدام (المكلفة) في صناديق القمامة وهناك الكثير من أصحاب المطاعم الناجحين الذين قاموا بتفادي تلك المشكلة من خلال إزالة صناديق القمامة التقليدية المستخدمة في مطابخهم واستبدالها بالأكياس البلاستيكية الشفافة حيث يستلم كل موظف صندوقًا بلاستيكيًا يحمل اسمه، ثم يُطلب منهم وضع كل المخلفات أو الفضلات في صندوق القمامة الخاص بهم في نهاية كل نوبة عمل، ثم يقوم بعد ذلك المدير بتفقد محتويات صندوق المخلفات لكل موظف وإذا تم اكتشاف منتج جيد وقابل للاستخدام، فإنه يتم توجيه انتباه الموظف فورًا، وإذا لزم الأمر، يتم تدريب الموظف على كيفية فحص المخلفات جيدا قبل التخلص منها وإلقائها في صندوق القمامة

المخصص.

لذلك فإن التخلص من صناديق القمامة التقليدية في المطبخ واستبدالها بصناديق الطعام البلاستيكية الشفافة حتى لمدة أسبوع أو أسبوعين فقط، سيمنحك الفرصة المثالية للتأكد من عدم وجود إهدار لمنتجاتك الغذائية الصالحة للاستخدام وبالتالي يساعدك في خفض تكاليف الإنفاق الخاصة بمطعمك.

 

4. التحقق من صناديق القمامة في غرفة حفظ أدوات الطبخ (الأطباق – الأواني):

يمكنك توفير الكثير من التكاليف الخاصة بمطعمك إذا قمت بالتحقق من صناديق القمامة التي يتم استخدامها في الغرف الخاصة بحفظ وتنظيف أدوات المطبخ حيث يقوم الكثير من أصحاب المطاعم الناجحون بفحص محتويات صناديق القمامة للتأكد من محتوياتها وغالبًا ما يتمكنوا من استرجاع الكثير من الأطباق الصينية، والزجاج، والأواني الفضية وغيرها من أدوات المائدة التي يتم خسارتها وإلقائها في صناديق القمامة بدون إدراك من الموظفين أثناء تأدية أعمالهم.

 

5. ضع كاميرا فيديو في اماكن وضع صناديق القمامة الخاصة بمطعمك:

في الكثير من الأحيان يقوم بعض الموظفين في المطاعم بعمليات سرقة للطعام أو المشروبات أو الأدوات والمنتجات باهظة الثمن عن طريق إخفاء تلك المسروقات في حقائب اليد أو حقائب الظهر أو في الملابس الخاصة بهم ولكي ينجحوا في القيام بعملية السرقة دون لفت النظر إليهم غالبا ما يقومون بإلقاء تلك الأشياء في صناديق القمامة أولا ثم العودة لاستعادتها لاحقا وتساعد أعداد العناصر الأساسية في عزل المنتج المفقود إلى نوبة عمل معينة أو اليوم، لكن تظل هناك صعوبة في معرفة كيف تمت عملية السرقة ومن الذي قام بذلك الفعل ولكن إذا قمت بوضع كاميرا فيديو في أماكن وضع صناديق القمامة الخاصة بمطعمك ستتمكن من تحديد الموظف الذي تم بعمل السرقة وستتمكن من الحد من تكرار حدوث تلك الخسائر والسرقات مرة أخرى.

 

6. لا تسمح أبدًا للموظفين بنقل النفايات إلى القمامة دون موافقة المدير:

كما ذكرنا في السابق، فإن أسهل طريقة للسرقة هي التخلص من المنتج المسروق بالقمامة لهذا السبب، يجب التحكم في أي وصول داخل وخارج باب المطبخ تحافظ العديد من المطاعمعلى قفل باب المطبخ عن طريق تثبيت شريط الذعر الذي يصدر صوتًا في حالة الإنذار عند استخدامه للخروج من المبنى ويتم التحكم في أي مخرج من قبل مدير المطبخ أو المشرف المسئول ويتم تحديد أوقات محددة لإزالة القمامة، وإعطاء المديرين الفرصة لعمل فحصًا بصريًا لما يتم التخلص منه.

 

7. التعامل مع مورّد رئيسي واحد في جميع عمليات الشراء:

تعتبر عملية شراء جزء كبير من المنتجات من مورد واحد واسع النطاق من أكثر الممارسات شيوعًا في المطاعم الأكثر ربحية كما يساعد دمج غالبية المشتريات مع مورد واحد إلى إتاحة الفرصة لخفض أسعار وتكاليف المواد الغذائية بشكل عام ويمكن هيكلة علاقات البائعين الرئيسيين بعدة طرق ولكن معظمها يعمل على أساس التكلفة الزائدة ويوافق الموردون على نسبة مئوية معينة أو “الدولار” من “الترميز” على تكلفتهم لفترة معينة من الوقت، وغالبًا ما تكون سنة وهناك العديد من أصحاب المطاعم الناجحين، الذين أكدوا أن علاقتهم الوثيقة مع المورد الرئيسي لهم هي أحد الأسباب الرئيسية لنجاحهم.

 

8. ملاحظة ومراجعة معدل الأداء الخاص بموظفيك في أول وأخر كل نوبة عمل لمدة 15-30 دقيقة:

عندما تقوم بمنح الموظفون في المطعم الخاص بك وقتًا أقل للمهمة، سيعملون بشكل أسرع وينجزون المزيد من الأعمال بشكل أكثر من تلك التي يقومون بإنجازها في أوقات العمل الكبيرة، ويمكنك في كثير من الأحيان معرفة ما إذا كان لدى الموظفين الكثير من الوقت من خلال ملاحظة سرعتهم خلال الدقائق الأولى والأخيرة لمدة 15 إلى 30 دقيقة من كل نوبة عمل وقد تشير السرعة البطيئة، خاصة خلال هذه الأوقات، إلى أنه يمكنهم الحصول على نفس القدر من العمل أثناء نوبتهم مع ساعات أقل على مدار الساعة.

 

9. عدم تطبيق نفس الجدول الزمني وتكراره في أداء الأعمال:

لذلك قم بإعداد جدول العمل الأسبوعي بناءً على المبيعات المتوقعة وعدد العملاء، بحيث يختلف تبعا لتباطؤ العمل أو زيادته، وقم بضبط ساعات العمل وفقًا لذلك.

 

10. وضع قائمة بالمواصفات التفصيلية لكل منتج تشتريه للاستفادة منها في العمل:

يجب عليك تحديد ومعرفة المواصفات التفصيلية الخاصة بكل منتج تقوم بشرائه لضمان اتساق منتجاتك ولمقارنة عروض الأسعار بدقة ويمكنك من خلال ذلك اكتشاف منتجات أقل تكلفة وبنفس جودة المنتجات الباهظة الثمن التي اعتدت على شراؤها من قبل.

 

11. عدم القيام بعمليات تسليم للطلبات أثناء فترات الغداء:

يجب عليك اعتماد سياسة عمل في مطعمك خاصة بعدم إجراء أي عمليات تسليم للطلبات أثناء الفترات المخصصة للغداء السريع لموظفيك في الفترة ما بين بين 11 صباحًا والواحدة والنصف ظهرا لأنهم لا يمكنهم القيام بمهمة دقيقة للتحقق من منتجاتك قبل تسليمها للعملاء.

 

12. ضمان أقصى استخدام لمنتجاتك:

يجب عليك وضع خطة عمل تضمن استخدام جميع المنتجات الأساسية والثانوية ولا يتم إهدار أي من المنتجات إلا بعد تحقيق أكبر قدر من الاستفادة والاستخدام لها في العمل.

 

13. استخدم الحوض عند تفريغ بقايا الطعام من الاطباق وأواني الطبخ:

من الأفضل أن يتم إزالة وتنظيف بقايا الطعام من الأطباق والأواني المستخدمة في تقديم وجبة الطعام للعميل في أحواض خاصة بذلك في غسالة الصحون بدلا من أن يتم تفريغهم في صندوق القمامة وذلك حتى لا يتم فقدان الكثير من الأدوات الخاصة بالمطبخ مثل السكين أو

الشوكة او الملعقة أو الأواني الفضية في صندوق القمامة خلال عملية تفريغهم من فضلات الطعام الغير مرغوب بها الأطباق والأواني الزجاجية، وهذه الطريقة تسهل على الموظفين معرفة ما تم قذفه ويمكن لغسالة الصحون أن تفصل الأواني الخاطئة قبل تفريغ بقايا الطعام.

 

14. شراء المنتجات التي تحتاجها فقط:

من أكثر الأخطاء الشائعة مجال الأنشطة التجارية الخاصة بالمطاعم هو القيام بشراء منتجات خاصة بالعمل بكميات زائدة عن المعدل الذي تحتاج لاستخدامه بالفعل في مطعمك لان ذلك يؤدي في النهاية إلى المزيد من الهدر والتلف والإفراط في الاستهلاك.

 

15. استخدام أوامر الشراء في التحقق من صحة المشتريات:

احتفظ بسجل لما طلبته والكمية المطلوبة والسعر المعروض وعند القيام بتسجيل الطلب، تحقق من أن هذا يطابق ما حصلت عليه من منتجات فعلية في مطعمك وعلى فاتورة البائع لأن عادة ما تحدث الكثير من الأخطاء التي تكلفك الكثير من التكاليف في العمل.

 

16. لا تسمح لموظفي نقل المنتجات (السائقين) بالدخول إلى غرف التخزين الخاصة بك:

يجب عليك ألا تسمح بتواجد موظفي نقل المنتجات أو السائقين الغير تابعين لك في غرف التخزين الخاصة وألا يساعدوك في تخزين منتجاتك الباهظة الثمن ولكن بعد التحقق من التسليم بشكل صحيح، اجعل موظفًا واحدًا أو أكثر من فريق عملك يقوم بنقل المنتجات وتخزينها في أماكنها المخصصة لذلك.

 

17. الحساب باستخدام نظام النقدية أكثر أو أقل Cash O / S)) عند كل عملية دفع:

عند استخدام POS)) نظام نقاط البيع لحساب المبيعات، كما هو موضح سابقًا، فإن التوقع الواضح هو أنه سيكون هناك إيصال بالنقد أو بطاقة الائتمان لدفع ثمن ذلك البيع وهذه العملية مكونة من خطوتين، حيث يتم إنشاء جانب الإيرادات (المبيعات) من المعادلة على مستوى السجل النقدي أو نقاط البيع، ويستند جانب التسوية (الإيصالات) على الإيصالات الفعلية، ويوفر نظامًا للتحقق والموازنة حيث يجب أن تكون المبيعات ذات إيصالات متساوية وعندما يكون هناك فرق بين الاثنين، يشار إليه عادةً بالعملات النقدية القليلة او الزائدة (Cash O / S) وباستخدام نظام حساب النقدية المصمم بشكل صحيح، يمكنك التعرف على الفروق النقدية لكل عملية محاسبة الية وعادةً ما ترغب في رؤية هذا الرقم لا يزيد عن 2 دولار إلى 5 دولارات لتحول معين.

 

18. قياس وزن المنتجات عند استلامها:

يجب عليك أن تقوم بقياس وزن المنتجات التي تشتريها ويعرف الموردون وموظفي تسليم الطلبات التابعين لهم أصحاب المطاعم الذين يستخدمون المقياس ومن لا يفعلون ذلك عند استلام المنتجات لذلك يجب عليك أن تحرص على قياس وزن المنتجات على الفور عند استلامها حتى لا تتعرض لأي مغالطات أو خسائر فيما بعد.

 

19. ضبط ومعايرة جداول الطلب:

جداول الطلب هي أدوات تقسيم غير مكلفة وسهلة الاستخدام ولكن يمكن أن تنخفض أو تعطي نتائج مقاييس خاطئة في بعض الأحيان، مما قد يؤدي إلى قراءات غير دقيقة للأوزان لذلك حافظ على دقة المقاييس الخاصة بك (وتقسيمها) عن طريق معايرتها بانتظام باستخدام وزن منفصل مثل لفة أو اثنتين من العملات المعدنية لفة من 10 فلس تزن 4 أوقية ولفة من 20 فلس، 8 أوقية.

 

20. التركيز ببيع وترويج قائمة الطعام التي تتمكن من خلالها تحقيق أعلى الأرباح بغض النظر عن تكلفة الطعام:

هناك أوقات يمكن أن يعني ارتفاع تكلفة الغذاء فيها المزيد من الأرباح هذا هو الحال عندما تقوم بترويج وبيع المزيد من الأطباق عالية التكلفة مثل شرائح اللحم أو المأكولات البحرية فعلى الرغم من تكلفتها المرتفعة، إلا أنها ستجلب عادةً المزيد من الأرباح الإجمالية.

 

21. حساب تكلفة المبيعات وتكلفة العمالة كل أسبوع:

إذا ما تم قياس تكلفة المبيعات وتكلفة العمالة بشكل أسبوعي سيؤثر ذلك على تحسين كفاءة العمل وتعتبر حساب تلك التكاليف معا بمثابة التكلفة الرئيسية للمطعم، وتقوم المطاعم الأكثر ربحية في هذه الصناعة بحساب التكلفة الأولية في نهاية كل أسبوع وعندما تكون هناك مشكلة، يمكنهم التفاعل بسرعة وحلها بدلاً من عدم معرفة وجود مشكلة عندما يتم حساب هذه المعلومات مرة واحدة فقط في الشهر.

 

22. التقليل من استخدام واستهلاك المناشف، المرايل والمناديل الورقية:

من أهم الطرق التي يمكن تطبيقها لتخفيض التكاليف الخاصة بعمل المطاعم هو تقليل استهلاك المناشف الكتان والفوط القطنية المستخدمة في التنظيف والمناديل الورقية وكل تلك الأدوات المستخدمة في أداء الخدمات داخل المطعم الخاص بك حيث يمكنك أن تقوم بإصدار المناشف وفي بداية كل نوبة عمل بدلاً من السماح للموظفين بالحصول عليها وقتما يريدون وبالمثل، ويمكنك تقليل استخدام منديل الكتان عن طريق الحد من استخدامها للخدمة فقط ولا تسمح أبدًا لفريق عملك باستخدام المناديل للتنظيف.

 

23. حفظ المشروبات في أماكن محكمة الإغلاق:

من الطرق الشائعة للحد من السرقة والمبيعات غير المسجلة لتلك المنتجات هو الاحتفاظ بمخزون احتياطي من المشروبات في غرف مخصصة لذلك ويتم إغلاقها جيدا بواسطة أقفال حديدية وفي نهاية كل نوبة عمل، يتعين على السقاة إحضار جميع زجاجات المشروبات الفارغة إلى المدير (لا تسمح للسقاة برمي الخمور أو زجاجات النبيذ الفارغة) ولا تعطي الموظفين أبدًا مفتاح غرفة المشروبات الكحولية إلا تحت إشراف المديرين المختصين.

 

24. التنظيف الجيد بعد تقديم المشروبات:

في المتوسط، تهدر المطاعم في أي مكان ما بين 5 إلى 10 في المائة من مشتريات المشروبات، فاطلب من موظف الخدمة لديك أن يقوم بتنظيف وخدمة طاولات المشروبات بانتظام وعدم إهدار الكثير منها أثناء تقديمها للعملاء.

 

25. توفير رفوف زجاجية مناسبة لتخزين الأكواب والأواني الزجاجية المستخدمة:

نتيجة لإيقاع العمل السريع في الكثير من المطاعم أثناء أداء خدمات تقديم الطعام على الطاولات وأعمال طي المائدة، نجد هناك كميات كبيرة من الخسائر المادية التي يمكن أن تحدث يوميا بسبب كسر الأكواب والأواني الزجاجية، خاصة الغير نظيفة ويمكنك تقليل الكسر بشكل كبير من خلال تخزين الأكواب المستعملة في غسالة صحون مجهزة برفوف زجاجية واطلب من الموظفين وضع جميع الأواني الزجاجية المتسخة في الرف الخاص به حتى يمكن لغسالة الصحون تشغيلها ثم قم بتخزين الأواني الزجاجية النظيفة في الرفوف ووضعها على حامل للنقل.

 

مترجم بتصرف لمقال:

50 Ways to Cut Costs Without Reducing Quality or Harming Your Guest Experience

لكاتبيه:

Jim Laube & Joe Erickson