;

كيفية إنشاء دليل عمليات لمطعمك

ديسمبر 1, 2019

cover-image

يمكن أن يفيدك دليل عمليات مطعمك كثيرًا. إنه بمثابة دليل للمتدربين الجدد ويوفر خطة للتصرف في حالات الطوارئ. كما أنه يحميك من الاعتماد أكثر من اللازم على الموظفين.

قد يتمكن مدير المطعم أو مدير العمليات أو مدير العلاقات من كتابة دليل العمليات. تأكد من أن كل من يكتب هذا الدليل يجب أن يتمتع بمهارات كتابية جيدة وأن يكون منظمًا ومنتبهًا للتفاصيل. يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية في هذه المهمة وتوظيف طالب علاقات أو كاتب فني مبتدئ.

في هذه المقالة، ستجد:

  1. ما العناصر التي يجب تضمينها في دليل عمليات مطعمك.
  2. كيفية إنشاء دليل عمليات المطعم الخاص بك.

 

ما العناصر التي يجب تضمينها في دليل عمليات مطعمك؟

يكمن التحدي في كتابة دليل التشغيل في تضمين تفاصيل كافية لتكون بمثابة قاعدة معرفية شاملة لموظفيك، ولكن ليس إلى حد حملهم على الاعتماد المطلق عليها. بدلاً من ذلك، يجب أن تكون المعلومات كافية حتى يؤدي فريقك المهمة بشكل صحيح ومتسق. بالإضافة إلى ذلك، تجنب سرد التفاصيل غير الضرورية، والتي قد يتخطاها الموظف أو التي تجعله مشوش.

تتضمن أدلة العمليات عادةً الأنواع الخمسة التالية من المعلومات:

  1. التسلسل الهرمي لموظفي المطعم
  2. الوصف الوظيفي
  3. تفاصيل الاتصال
  4. خطوات عمل موثقة
  5. إجراءات الطوارئ

 

1.      التسلسل الهرمي لموظفي المطعم:

هنا يجب أن تذكر من المسؤول عن ماذا، من يجيب على من، وما إلى ذلك، لشرح تخطيط مطعمك. يعتمد المحتوى هنا على حجم مطعمك وتصميمه. من الأسهل بكثير إنشاء مخطط انسيابي بصري يبدأ من الأعلى وينزل في السلسلة الإدارية.

اكتب ألقاب الوظيفة ليست أسماء محددة للموظفين حتى لا تحتاج إلى العودة والتعديل كلما عيّنت موظف جديد أو قام شخص بتغيير وظيفته.

دليل العمليات

 

2.      التوصيف الوظيفي:

تساعد الأوصاف الوظيفية الرسمية الموظفين على فهم أدوارهم داخل مطعمك وتسمح للموظفين الجدد والحاليين بتحديد مسؤوليات بعضهم البعض.

توصيف الوظائف يمر بكل دور في عملك ويحدد المسؤوليات والسلطات والمهارات. وهذا يعني أنه يعطي نظرة ثاقبة لكل موقف بمزيد من التفصيل في سياق التسلسل الهرمي. تساعد التوصيفات الوظيفية الأفراد على معرفة من يمكن الاتصال به بشأن مشكلة معينة أو التعاون معه بشأن مهمة محددة.

 

3.      تفاصيل الاتصال:

لا تنسى قسم “تفاصيل الاتصال” لجعل حياة الجميع أسهل. قم بإنشاء دليل لجميع موظفي مطعمك، مع الاسم، والمستوى في التسلسل الهرمي، والوصف الوظيفي ومعلومات الاتصال.

قد يتم دمج هذا الجزء من دليل العمليات مع قسم وصف الوظيفة إذا كنت تريد الحصول على وثيقة أكثر إحكاما. ومع ذلك، فإن الفصل بينهما يمكن أن يسهل الحصول على المعلومات الصحيحة على الفور وبسرعة.

 

4.      خطوات عمل موثقة:

في معظم الحالات، هذا هو أطول قسم في دليل العمليات. يكمن التحدي في تسجيلهم بطريقة شاملة سهلة المتابعة. يجب عليك توثيق خطوات عمل كل مهمة وتضمين قوائم المهام.

يمكنك إنشاء مخططات انسيابية مفصلة تخبر موظفيك بالخطوات الدقيقة التي يتعين عليهم اتخاذها لإكمال العملية بنجاح.

 

5.      إجراءات الطوارئ:

قد تعني حالة الطوارئ أي شيء قد يؤدي إلى تلف المطعم أو المنتجات أو الموظفين. يمكن الحصول على إجراءات الطوارئ المفصلة من مالك العقار أو من المجتمع المحلي. تحتاج إلى تغطية المواقف الأكثر احتمالا في الحدوث، وتحديد أفضل طريقة للحد من الضرر.

عند مواجهة موقف طارئ، يجب على موظفيك الرجوع إلى دليل العمليات للتصرف بسرعة بدلاً من الجلوس والتساؤل عما يجب فعله. يُنصح بوضع نسخة من قسم إجراءات الطوارئ في مكتب الاستقبال وفي غرفة الموظفين ليسهل الوصول إليها.

 

كيف تُنشئ دليل عمليات مطعمك؟

1.      قسّم الدليل إلى أقسام:

قسّم الدليل حسب العناصر المذكورة أعلاه (التسلسل الهرمي، والوصف الوظيفي، والإجراءات، وتفاصيل الاتصال) وتوثيق كل منها بدوره. هذا سوف يسهل عملية الكتابة. بالإضافة إلى ذلك، يتيح تقسيم الدليل إلى أقسام سهولة الوصول إلى المعلومات. ويجب عليك أيضًا تضمين جدول محتويات يسرد الأقسام الفرعية.

 

2.      اختر برنامج معالج النصوص المناسب:

سيسهل معالج النصوص إنشاء الدليل، كما أنه يضمن سهولة تعديل المستند في المستقبل. ومع ذلك، يجب أن يكون لديك نسخة ورقية من جميع الإصدارات في مكان آمن.

 

3.      ترقيم الأقسام ثم الصفحات في كل قسم:

يمكن أن تساعدك هذه الاستراتيجية في تجنب إعادة طباعة المستند بالكامل في كل مرة تقوم فيها بتعديل الدليل. على سبيل المثال، سيكون رقم الصفحة 4 من القسم 10 هو “10 . 4”.

 

4.      اختبار الدليل:

بعد الانتهاء من كتابة دليل العمليات، اختبره. اطلب من أي موظف اتباع الخطوات الخاصة بمهمة معينة في محطة عمل أخرى. سيساعد هذا في التأكد من أن الدليل دقيق وسهل الاستخدام قبل الحاجة إليه. علاوة على ذلك، يساعدك على إيجاد طرق جديدة لتعزيز كفاءتك وتناسقك، سواء باستخدام برنامج أفضل أو التعامل مع مشكلة بطريقة مختلفة.