;

كيفية التعاقد مع الموردين للأغذية والمشروبات

يونيو 26, 2019

cover-image

يحدد هذا الدليل كيفية التعاقد مع الموردين للأغذية والمشروبات، وكيفية استخدام الأساليب الصحيحة للحصول على ما تريد بأرخص سعر ممكن.

أين يمكنك شراء البضائع، وعلى أي شروط؟ هي واحدة من أهم القرارات المالية التي تحتاج إلى اتخاذها في عملك بالمطعم، وهذا يعني أن موردي المطاعم التابعين لك يحتاجون إلى تلبية متطلباتك مثل شروط الدفع، أوقات التسليم، جودة السلع، وغيرها من العوامل الكثيرة التي ستقرر القيام بالأعمال مع مورد معين مرة أخرى. وبالطبع بالسعر الجيد الذي سيجعل الطرفين سعداء.

قبل إبرام العقد، يجب عليك بالتأكيد التفكير في الأمور التالية:

  1. شروط الدفع
  2. السعر
  3. الجودة
  4. جدول التسليم
  5. نقل التعبئة والتغليف

كن مستعداً للتوصل إلى حل وسط قبل أن تبدأ في التفاوض. حدد الحل الوسط الذي يمكنك قبوله أو لا يمكنك تحمله. تذكر أن أعمال مطعمك لا تقاس وفقاً للدخل، ولكن الفرق بين الإيرادات والنفقات هو ما يمنحك إمكانية نمو أعمالك.

 

  1. السعر وشروط الدفع

البداية الجيدة هي تحديد أولوياتك:

مثل البضائع عالية المواصفات أو الأسعار المنخفضة أو جدول التسليم المحدد، تحقق من ذلك! احصل على قوائم الأسعار من جميع الموردين (سوف يعطونها بشكل غير طوعي) مع الشروط المقترحة للعقد والمقارنة. المفتاح هو تحديد النتيجة المفضلة لديك. قبل إبرام عقد مع مورد المواد الغذائية، احصل على قائمة أسعار كل بند واحسب تكلفة كل منتج من كل مورد على حدة. قارن وستحصل على فرصة لتوفير المال، كما يجب أن تكون على دراية ببعض أساليب التفاوض على الأسعار.

لا تقبل أبداً العرض الأول:

واسأل عن الميزات الأخرى التي يمكن تضمينها بالسعر المحدد. عليك تقديم عرض مضاد منخفض. سيعود موردك بعرض تمت مراجعته. المواد الترويجية (الكؤوس، القمصان، الستائر الشمسية) هي قصص لإغوائك. فكر جيدا واحسب ما تحصل عليه بالفعل من أحد الموردين.

حاول الحصول على سعر يرضي الطرفين ويضمن لك الجودة:

  • في بعض الأحيان إذا كان السعر منخفضاً بشكل مريب، يجب عليك التحقق من أن الطعام أو المشروب بجودة عالية وأي نوع من جدول التسليم سيكون؟
  • إذا كان السعر يتضمن عناصر لا تحتاج إليها، فحاول خفضها عبر طلب إزالة تلك العناصر من الصفقة.
  • إذا ضغطت للحصول على سعر منخفض جداً من خلال تهديدك بالخروج عن المفاوضات، فقد ينتهي بك الأمر إلى الحصول على صفقة سيئة. قد يتعين على المورد خفض التكاليف في مكان آخر في منطقة مثل خدمة التوصيل، والتي قد تكون مكلفة بالنسبة لك على المدى البعيد.
  • حتى لو كنت عميل رئيسي لدى المورد إذا استمريت في الضغط للحصول على سعر منخفض جدا جداً، فقد تسبب الخسارة للمورد وتجعله يترك العمل، ولن يكون هذا جيدا لعملك وسمعتك.
  • يجب أن تهدف إلى إبرام صفقة يسعد كلا الطرفين بها، خاصة إذا كنت ترغب في القيام بمزيد من الأعمال مع المورد في المستقبل.
  • إذا كنت من العملاء الهامين للمورد يمكنك أيضاً طلب خصومات كبيرة للحصول على أفضل صفقة ممكنة.
  • إذا كنت عميلاً لدى مورد صغير، تكون طاقتك التفاوضية أصغر. قد يحاول المورد التخلص من المخزون القديم من خلال شركتك. كن حذراً، لا تقم بشراء أي عناصر لا تحتاج إليها حتى بسعر رخيص.

لا تنسَ أهمية حسن النية:

في المستقبل، قد تساعدك العلاقة الجيدة على الحصول على أسعار أرخص. حاول إعطاء انطباع بأنك تقترب من المفاوضات بشكل إيجابي من دون الكشف عن موقفك. وعلى أي حال، كلما ازدادت ثقتك بشأن ما تريد وظهر ذلك في نبرة صوتك، كلما ازداد احتمال حصولك عليه.

تأكد من صلاحيات من تتفاوض معه:

حدد الموظفين الرئيسيين في أعمال المورد، فلا جدوى من محاولة الضغط للتقليل في السعر من موظف مبتدئ ليس لديه الصلاحية لمنحهم.

 

  1. جدول تسليم البضائع المطلوبة

بالطبع عندما توقع على العقد سيخبرك كل مورد أن تسليم البضائع المطلوبة لن يكون مشكلة وأنه ليس عليك أن تهتم بهذا الأمر لأنهم سيقدمون لك أكثر مما كتب في العقد بكثير. ولكن هذا غير صحيح. فكلما أصبحت الأعمال أكثر زخما في مطعمك، ستواجه مشاكل في التسليم.

تأكد من أن جدول وقت التسليم مذكور في العقد بوضوح، اطلب من الموردين معلومات حول سيارات نقل البضائع، وجودة التسليم وعدد المطاعم التي قاموا بالعمل معها. احرص على استلام البضائع في الوقت المتفق عليه مسبقاً. حاول تعيينها كواحد من الشروط التي يؤدي الإخلال بها إلى إنهاء العقد مع المورد.

 

  1. قم بإجراء بحث حول الموردين

قم بإجراء بعض الأبحاث الأساسية حول الموردين المحتملين. سيوضح لك هذا مدى أهمية أعمال مطعمك بالنسبة إليهم. بالطبع، واسأل أصحاب المطاعم من حولك عن جودة أعمال الموردين المحليين.

يجب أن تتأكد من أن مورديك المحتملين لديهم التدفق النقدي لتسليم ما تريده، عندما تحتاج إليه. وهذا مهم بشكل خاص إذا كنت تدخل في عقد طويل الأجل.

إذا اخترت المورد الذي لديه الكثير من المنافسين، فستكون في وضع أفضل بكثير، أو قم باختيار المورد الذي يسيطر على منطقتك، والذي قد يكون لديه نشاط تجاري كاف بالفعل. من المهم جداً أيضاً تحديد الوقت المناسب لعقد العقد مع المورد، من الجيد أن يتم التعاقد في نهاية الشهر.

 

  1. التفاوض مع الموردين

اسأل المورد قبل البدء في التفاوض لتحديد النقاط التي يريد مناقشتها، ويجب أن يكون كلا الطرفين راضٍ عما يجري التفاوض عليه. واطلب منه التأكيد على أي تخفيضات قد يقدمها لك وأن يذكر شروط الدفع. إذا كنت عميلًا مهمًا، فأصر على استخدام شروط وأحكام الشراء الخاصة بك، كما يجب أيضاً أن تكون على دراية بأساليب التفاوض الشائعة.

تكتيك الضغط:

إذا أصرّ الطرف الآخر على المواعيد النهائية العاجلة أو الشخص الذي يحتاج التفاوض معه، تذكر ربما أنه يستخدم تكتيكات الضغط، لذا يجب عليك استخدام هذه التكتيكات بحذر.

لا تسمح له بإرغامك بالضغط على الموافقة على شيء لا ترضى به، اطلب استراحة من المفاوضات إذا احتاج الأمر. في كل مرة توافق على نقطة ما، تأكد أنك تفهمها بشكل صحيح واكتبها.

 

  1. نقل حاويات التعبئة والتغليف القابلة للإعادة

مع تزايد عدد حاويات التعبئة والتغليف التي يمكنك إعادتها والتي قد تسبب مشكلة كبيرة في مساحة التخزين في مطعمك، لذا يجب أن تتفق مع المورد بوضوح على نقل مواد التغليف القابلة للإعادة، وتحديد أيام في الأسبوع للقيام بهذه المهمة، وإذا لم يلتزموا بالاتفاق، يجب الاتصال برئيس التسليم أو حتى بالمدير، فبقاء هذه الحاويات في مطعمك سيضعك في مشكلة كبيرة مع لجان التفتيش الصحية.

 

  1. توقيع عقد مع مورد مطعمك

  • سيقوم الموردون بإغوائك بأسعار منخفضة وغير واقعية أحياناً مع خطتهم لرفعها وقت قريب جداً. لا تسمح بالتعامل بهذه الطريقة، لا توقع عقداً في حال لم يكن باستطاعتهم ضمان السعر الحقيقي الثابت لك، أو إذا طلبوا منك شراء السلع منهم فقط، امنح نفسك فرصة الشراء من موردين آخرين.
  • حدد أيضاً مع المورد في العقد أن الأسعار ستزيد إلى الحد الذي زاد فيه سعر الشراء مثلاً بنسبة 3% وليس بنسبة 12% أو 20%! يمكنك التحقق من ذلك بسهولة. اتصل بالموزع العام للمنتج أو البائع واسأل عما إذا كانت الأسعار قد تغيرت وما هي النسبة التي يحق لك القيام بها، واستخدمها.
  • عندما تبرم صفقة حول كل النقاط، من الأفضل الحصول على عقد مكتوب من كلا الطرفين وتوقيعه، فكر في الحصول على استشارة قانونية عند وضع البنود والشروط القياسية الخاصة بك. يجب أن يوافق الطرفان على ما سيغطي العقد.
  • يجب أن يكون لديك عقد يحمي مصلحتك ويحول المسؤولية القانونية عن أي مشاكل إلى المورد.
  • حاول الحصول على عقد يحمي مصالحك ويحول المسؤولية القانونية عن أي مشاكل إلى المورد، أرسل للمورد إشعارا مكتوبا عن الكيفية التي تنوي بها استخدام إمداداته واطلب تأكيداً كتابياً منه يوضح فيه المنتجات التي تناسبك والتي سيزودك بها، وكن صريحا في سؤالك عن أي مشاكل خفية واحتفظ بسجل مكتوب لجميع الضمانات المقدمة.
  • أدرج في العقد ما هي الإجراءات المتبعة في حال كانت هناك أي مشاكل تتعلق بالبضائع أو الخدمات، وأي إجراءات يجب اتباعها لحل المنازعات أو الخروج من الصفقة إذا كان أي من الطرفين غير راض عن العلاقة أو إذا أراد إنهاء العقد.

 

مترجم بتصرف لمقال:

6Tips How To Make A Contract With Food And Drink Suppliers

لكاتبته:

Aida