;

منهجية DMAIC الخاصة بـ Lean Six Sigma لحل المشكلات وتطوير أداء المطاعم

مارس 25, 2020

cover-image

تعمل منهجية Lean Six Sigma على تحسين الكفاءة في المطاعم من خلال تشجيع التغيير نحو الخدمات ذات الجودة العالية من خلال التزام الإدارة العليا، وتدريب القادة، واختيار الأهداف الواضحة، وبناء الفريق، والتواصل الفعال. وقد يكون المحترفون الذين يبحثون عن فرص القيادة في الأعمال التجارية على استعداد لتطوير فهم أكثر تعمقًا لمنهجية DMAIC الخاصة بـ Six Sigma.

على الرغم من أن DMAIC جزء لا يتجزأ من عملية Lean Six Sigma، فإنه يمكن تنفيذها كعملية مستقلة لتطوير الجودة.

 

ما هي منهجية DMAIC؟

DMAIC

 

DMAIC هو نهج منظم من خمس مراحل يركز على الزبائن، ويعتمد على البيانات لحل المشكلات وفق أسس Lean Six Sigma. تُستخدم “DMAIC” لتحسين فعالية وكفاءة العمليات التنظيمية، وهي اختصار لتحديد أداء الأعمال وقياسه وتحليله وتحسينه والتحكم فيه، وتُنطق “دمياك”.

بشكل عام، تمثل المراحل الخمس دورة تحسين لتحديد أفضل الممارسات والاقتراب من معايير الأداء الأقوى والعمليات المثالية. من المفترض أن يتم تكرارها بشكل متكرر في محاولة لتبسيط الموارد وتوضيح أهداف العمل.

لكل مرحلة من مراحل الدورة مجموعة مختلفة من المهام والأهداف. نقدّم هنا نظرة فاحصة على كل مرحلة واحدة تلو الأخرى.

1. التحديد: تحديد العمليات والمتطلبات الأساسية

التحديد هو المرحلة الأولى من عملية تحسين Lean Six Sigma. تحتاج إلى البدء بتحديد مشكلة الأعمال المستهدفة التي ترغب في إصلاحها وتوضيح نطاق التحسينات المقصودة. يجب عليك أيضًا تحديد أفضل فرص التحسين والتطوير.

تتعلق هذه المرحلة أيضًا بتحديد أهداف التحسين ورسم صورة للنجاح. يجب أن يكتسب الفريق المعني المعرفة العملية من خلال إجراء جولات على أرض الواقع والتحدث إلى المشاركين في العملية.

الخطوات الحاسمة أثناء التحديد هي:

  • تشكيل فريق لتنفيذ هذا التحسين
  • صياغة ميثاق المشروع
  • تحديد والتحقق من فرصة التحسين
  • تحديد نطاق المشروع
  • توضيح احتياجات ومتطلبات الزبائن
  • توثيق فرصة العمل
  • تقييم أثر المشروع
  • تحديد جميع أصحاب المصلحة
  • رسم خريطة واضحة للعملية.

 

المكون الرئيسي لهذه المرحلة هو إعداد ميثاق المشروع. ميثاق المشروع هو وثيقة حية لفريق التطوير تحدد المشكلة الحالية وهدف عملية التطوير.

يشير ميثاق المشروع إلى العناصر الأساسية التالية، كما يوضّحها معهد ستة سيجما:

  • الحاجة من المشروع: يساعد على فهم أسباب العمل الإجمالية للقيام بهذا المشروع.
  • بيان المشكلة: يصف المشكلة أو القضية المطلوب تحسينها.
  • بيان الهدف: هدف عملية التحسين وفقًا لجميع شروط الأهداف بحيث تكون محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وذات صلة ومحددة بالوقت.
  • نطاق المشروع: يأخذ في الاعتبار ما هو ضمن هذا المشروع وما هو خارجه، ويبيّن حدود المشروع.
  • الفريق: تحديد الأشخاص المشاركين في المشروع إلى جانب مسؤولياتهم وأدوارهم أثناء المشروع.
  • الجدول الزمني: توضيح متى سيتم الانتهاء من كل مرحلة من مراحل المشروع لتحقيق التقدم كما هو مقرر.

قبل الانتقال إلى مرحلة القياس، يقوم الفريق بتنقيح محاور المشروع ويخطط بعناية نحو تحسين منظم.

 

2. القياس: قياس الأداء الحالي ومشكلاته

نظرًا لأن DMAIC هو نهج يعتمد على البيانات للتطوير، فأنت بحاجة إلى وضع مقاييس أساسية يمكن مقارنتها بالنتائج بعد التطوير. يعد القياس مهمًا جدًا طوال عمر المشروع نظرًا لأنه يوفر مؤشرات رئيسية للعملية. قد تشمل القياسات مدة العملية أو عدد العيوب أو تكلفة العملية أو المقاييس الأخرى ذات الصلة. يجب أن يتفق الفريق على عدد المرات التي سيحدث فيها القياس حيث يجب أن يتحمل عضو أو أكثر من الفريق مسؤولية عملية القياس.

عند جمع البيانات، يجب على الفريق التركيز على مهلة العملية وجودة الخدمة المقدمة للزبائن.

تشمل الأنشطة الحاسمة في مرحلة القياس ما يلي:

  • تطوير أساليب جمع البيانات لتقييم النجاح
  • تحديد مؤشرات المدخلات والعمليات والمخرجات
  • جمع البيانات الأساسية وتحليل بيانات الحالة الحالية
  • تحليل الفشل والآثار لتحديث ميثاق المشروع

 

3. التحليل: تحليل الأسباب الجذرية للمشكلة

بمجرد جمع البيانات، حان الوقت الآن لتحليل وفهم الأسباب الجذرية لمشكلة العمل لتحديد السبب (الأسباب) الأساسية قبل الانتقال إلى الحل. تعد تقنية اللماذات الخمسة وخرائط العمليات طرقًا مفيدة لتنظيم العملية. من المهم التركيز على الأسباب، وليس الأعراض حتى تكون الحلول أكثر وضوحًا وتجنب لوم الناس. علاوة على ذلك، يحتاج الفريق إلى هذه المرحلة لتحليل المشكلة بشكل صحيح لتجنب إضاعة الوقت واستهلاك الموارد وزيادة التباين والتسبب في مشاكل جديدة.

في هذه المرحلة، يجب على فريق التطوير ما يلي:

  • البحث عن سبب المشكلة
  • تطوير بيان المشكلة
  • التحقق من السبب (الأسباب) الجذرية للمشكلة
  • وضع خطة لتطوير وتحديث ميثاق المشروع

 

4. التطوير: تطوير العمليات

بعد القياس الدقيق والتحليل المدروس، يمكن لفريق التطوير تنفيذ خطط التحسينات المقترحة لحل السبب (الأسباب) الجذرية. في هذه المرحلة، ينشئ الفريق أفكار الإجراءات المضادة، ويجرّب التغييرات على العمليات، ويطبق الحلول، ويجمع البيانات للتأكد من وجود تحسن قابل للقياس.

إن جهود التحسين المنظمة تؤدي إلى تغييرات مبتكرة وراقية. تعزز هذه التغييرات المقياس الأساسي وتجربة الزبون.

يتم تنفيذ الأنشطة التالية خلال مرحلة التطوير:

  • اقتراح حلول محتملة
  • اختيار الحلول العملية
  • تطوير خرائط العمليات على أساس الحلول المختلفة
  • حدد أفضل الحلول
  • تنفيذ الحل (الحلول)
  • القياس لضمان تحقيق التحسين

 

5. التحكم: ضبط ومراجعة العمليات

الخطوة الأخيرة في دورة DMAIC هي التحكم. إنها جزء أساسي من المعادلة للتأكد من أن التحسينات قد حققت أهداف المشروع، والإبقاء على التحسينات الناجحة، وتسهيل تحديث أفضل الممارسات. عند هذه النقطة، يضع الفريق خطة رصد لتتبع نجاح العملية المحدثة ووضع خطة استجابة في حالة تدهور الأداء.

في هذه المرحلة، يقوم الفريق بما يلي:

  • ضمان إدارة العملية ومراقبتها بشكل صحيح
  • توثيق العملية المحسنة
  • تطبيق التحسينات على مناطق عمل أخرى
  • تحسين العملية باستمرار باستخدام مبادئ الإدارة الرشيقة
  • تحديد ما إذا كان هنا تحسينات إضافية مطلوبة لتحقيق هدف المشروع
  • تحديد وتوثيق الخطوات القياسية الجديدة لتنفيذ الأعمال
  • دمج وتبادل الدروس المستفادة

تستمر مرحلة التحكم حتى يحدد الفريق فرصة جديدة للتطوير وتبدأ الدورة مرة أخرى.

 

يمكن لأصحاب المطاعم استخدام منهجية DMAIC (التحديد والقياس والتحليل والتطوير والتحكم) لمعرفة ما يصلح تطبيقه وما لا يصلح في مطاعمهم بدلاً من اتخاذ قرارات تستند إلى التخمين والاستجابة غير المدروسة للتحديات الجديدة. إن التأثيرات الإجمالية للتغيير هي تحسين الكفاءة وخفض التكلفة وتحسين الجودة وتحقيق رضا الزبائن.