;

كيفية استخدام نموذج طلب إجازة في مطعمك

يناير 30, 2020

cover-image

حقيقة: لا يستطيع الموظفون المثقلون بالعملاء أن يقدموا تجربة رائعة في مطعمك طوال الوقت.

يتيح لك إعطاء إجازة لموظفي المطعم الخاص بك إعادة شحن طاقتهم، حتى يتمكنوا من العودة للعمل جاهزين لخدمة عملائك بشكل أفضل من أي وقت مضى، ولكن بغض النظر عن حجم فريقك، يمكن أن تصبح إدارة طلبات الإجازات صعبة إذا لم يكن لديك نظام رسمي مطبق. رسائل البريد الإلكتروني تضيع، والنصوص الغير مقروءة، والملاحظات اللاصقة تميل إلى أن تنتهي في سلة المهملات. يمكن أن يساعد استخدام نموذج طلب إجازة في مطعمك في تنسيق الطلبات وإضفاء الطابع الرسمي عليها.

إلى جانب مشاركة نموذج طلب الإجازات، ستغطي هذه المقالة أيضًا:

  • ما هو الوقت المناسب لقبول نموذج الطلب
  • لماذا من المهم استخدام نموذج طلب إجازة في مطعمك
  • متى تستخدم نموذج طلب إجازة مع موظفيك
  • كيفية إدارة الوقت لقبول طلبات الإجازات في مطعمك

لنبدأ

ما هو نموذج طلب إجازة؟

نموذج طلب الإجازة هو مستند يقوم الموظفون بملئه لطلب فترات زمنية رسمية (ساعات أو أيام أو أسابيع) معينة من العمل.

كيفية استخدام نموذج طلب إجازة الموظفين

سيختلف ما يتم تضمينه في نموذج طلب الإجازة من مطعم إلى آخر، ولكن بشكل عام تحتوي على الحقول التالية:

  • اسم الموظف: بشكل واضح.
  • المدير المباشر/المشرف: يجب على موظفك كتابة اسم المشرف على هذا الخط. إذا كان لمطعمك العديد من المديرين، فسيساعد هذا الحقل في تنظيم الطلبات والتأكد من رؤيتهم من قبل صانع القرار المناسب.
  • جدول طلب إجازة: في نموذج طلب إجازة، ستجد جدولًا يحتوي على الأعمدة التالية التي ينبغي لموظفك أن يملأها:
  1. تاريخ البدء: تاريخ البدء الإجازة المطلوب.
  2. تاريخ الانتهاء: تاريخ انتهاء الإجازة المطلوب.
  3. إجمالي الأيام: إجمالي عدد أيام الإجازة المطلوبة. يمكن أن يشمل ذلك نصف يوم أو ربع يوم إذا كان مطعمك يسمح بإجازات جزئية.
  4. رمز السبب: يوضح رمز السبب سبب احتياج الموظف لقضاء إجازة. تساعد هذه الرموز موظفيك في طلب إجازة دون الحاجة إلى الدخول في التفاصيل الشخصية حول خططهم. إن استخدام الرموز المختصرة يسهل عليك أيضًا تتبع عدد أنواع كل نوع من الإجازات التي طلبها الموظف خلال عام واحد من العمل.

توضيحات الرموز:

  • رمز الـ V (يوم عطلة) (vacation day): تعني وقت عطلة مدفوعة.
  • F (يوم تعويض) (floater day): إذا كان الموظف يعمل نوبة عطلة، فقد ترغب في منحهم يوم تعويض مدفوع الأجر لاستخدامه بدلاً من الإجازة التي عملوا فيها.
  • PL (الإجازة الشخصية المدفوعة) ((personal leave paid: إذا كانت سياسة إجازتك تميز بين الإجازة الشخصية مدفوعة الأجر والعطلة المدفوعة، فيمكنك استخدام هذا الرمز للسماح للموظفين بحساب الإجازة المدفوعة عن أيام المرض، ومواعيد الطبيب، والالتزامات العائلية، إلخ.
  • PU (الإجازة الشخصية غير مدفوعة الأجر) (personal leave unpaid): إذا كانت سياسة إجازة مطعمك تتيح للموظفين قضاء أيام شخصية غير مدفوعة الأجر، فيمكن للموظفين طلب ذلك باستخدام هذا الرمز.
  • (أسباب أخرى) (other): لأسباب لا تتناسب مع أي فئة أخرى، اطلب من الموظفين استخدام رمز السبب “O”.

 

  • الموافقة/الرفض: ضع علامة اختيار بجوار “نعم” إذا كنت توافق على إجازة موظفك، أو بجوار “لا” إذا لم تتمكن من ذلك.
  • توقيع الموظف: اطلب من الموظف توقيع وتاريخ النموذج قبل إرساله إلى فريق الإدارة الخاص بك.
  • توقيع المدير: يمكن لمدير الموظف التوقيع وإضافة التاريخ، بعد معالجة طلب الإجازة.

 

لماذا من المهم استخدام نموذج طلب إجازة في مطعمك؟

سواء كان لديك فريق من ثلاث أو ثلاثمائة، فإن تنفيذ نظام رسمي لطلبات الإجازة سيؤدي إلى تبسيط العملية، ويساعدك على تتبع إجازات الجميع، ويوفر لك من صداع الامتثال للعمل. يتم نسيان الطلبات اللفظية وتسقط الملاحظات اللاصقة. عندما يكون لديك بروتوكول لتلقي طلبات إجازة الاستراحة، يمكنك العمل عليها بشكل أسرع، مع فرصة أقل في غير محله في وضع النماذج أو القرارات الخاطئة.

يساعدك استخدام هذه النماذج في مطعمك أيضًا على متابعة وقت موظفيك. أثناء معالجة الطلبات، استخدم النماذج لتسجيل عدد الإجازات والعطلات والأيام الشخصية التي استخدمها الموظفون للتأكد من أنهم لا يأخذون أكثر من حقهم. إن متابعة جميع معلومات الموظف هذه سوف يضمن أن لديك سجلات ممتازة -والتي يمكن أن تكون منقذًا إذا تم تدقيقك على الإطلاق من أجل ممارسات الامتثال للعمل لديك. البيانات هي القوة، لذلك كلما تتبعت من يعمل معك بشكل أفضل، كلما كان ذلك أحسن مستقبلًا لإدارة طلبات الإجازات وتحسين جداول الموظفين بشكل أسرع.

 

متى تستخدم نموذج طلب إجازة مع موظفيك:

يجب على جميع موظفيك استخدام نفس النموذج لطلب إجازة. كما يجب أن يكونوا على دراية بالمواعيد النهائية لطلب إجازة بحيث لا يؤثر على سير العمل في مطعمك.

ما مدة الإشعار المسبق اللازمة قبل موعد الإجازة؟

يجب أن تمتثل للمواعيد النهائية لقوانين العمل المحلية، والتي تتطلب منك إعطاء موظفيك قدرا معينا من إشعار مسبق لجداولهم لتجنب دفع الغرامات. في وقت مبكر، يمكنك معالجة تغييرات نوبات العمل الناتجة عن طلبات الإجازة، وحتى تتمكن من العثور على أعضاء الفريق ليحلوا محل الموظفين الغائبين ومنحهم الإشعار المطلوب.

بعد مراجعة قوانين العمل المحلية، قد تقرر طلب إشعار لمدة أسبوعين على الأقل للطلبات التي تستغرق أكثر من يومين من العمل، أو إشعارًا لمدة أسبوع لمدة يوم إلى يومين.

 

كيفية التعامل مع طلبات الإجازة خلال العطلات وأيام الذروة:

حفلات عشاء ليلة رأس السنة الجديدة، ووجبات غداء عيد الأم كلها أحداث مربحة للغاية للمطاعم. في حين أن موظفيك يريدون إجازة خلال أيام العطلات، فإن إغلاق المطعم في أيام الذروة يعد خطوة تجارية سيئة.

أعلم موظفيك بالأيام التي لا يمكنهم أخذ إجازات فيها. عند تعيين موظفين جدد، أخبرهم بهذه التواريخ مقدمًا، وأبلغ موظفيك بالكامل بأي تغييرات. أدرج هذه التواريخ في نموذج طلب الإجازة.

لإبقاء موظفيك سعداء، يمكنك السماح لهم باختيار العطلات التي يرغبون في العمل (أو التنازل عنها على أساس التناوب). أيضًا، امنح أيامًا تعويضية للعاملين الذين عملوا في أيام العطلات الرسمية والأعياد. كما هو الحال دائمًا، تحقق من قوانين العمل المحلية للتأكد من أنك حسن سير العمل.

كونك صاحب مطعم هو أكثر بكثير من مجرد صنع طعام لذيذ. كما يتطلب إتقان مهارات الإدارة والموارد البشرية.

باستخدام نموذج طلب إجازة في مطعمك، يمكنك تبسيط حفظ السجلات من أجل تمكين موظفيك من طلب وقت إجازة لا يؤثر على سير العمل. عندما يشعر الموظفون بالثقة حيال قضاء بعض أيام الإجازات، يمكنهم العودة إلى العمل وهم يشعرون بالانتعاش وقدرة أفضل على منح عملائك أفضل تجربة ممكنة.

يمكنك أيضا في عصر التحول الرقمي التخلي عن كل هذه النماذج واللجوء لاستخدام نظام Lean Restaurant HR الذي يسمح لك بتنظيم نوبات عمل موظفيك وأوقات طلب الإجازات دون عناء وبنقرة واحدة.